Procedimientos de recogida de la información

3.a) Las entrevistas que se realizan para el análisis de puestos de trabajo las suelen mantener en primer lugar el analista con la persona que desempeña el puesto de trabajo. Posteriormente, con el objeto de limar exageraciones o detectar omisiones que no habían salido a la luz en la entrevista anterior, el analista se reúne con el supervisor o superior jerárquico de quien depende el puesto de trabajo.

DESSLER (1994: 82,83) nos ofrece una guía, de indudable utilidad, a tener presente en el momento de aplicar este método para la recopilación de la información. Sus puntos principales aparecen en la guía que aparece en el siguiente recuadro.

Trabajar en colaboración con el supervisor y seleccionar los trabajadores idóneos para aplicar este método. Estos pueden ser los que conozcan mejor el puesto, los que presenten un mayor desempeño o los más objetivos y autocríticos.
Establecer el rapport lo más rápidamente posible. Ello puede lograrse utilizando desde el primer momento el nombre de la persona entrevistada, haciendo uso de un lenguaje fácil de comprender, exponiendo el propósito de la entrevista y comunicando las razones de la participación del entrevistado.
Disponer de y respetar la guía previamente elaborada y estructurada para la aplicación de la entrevista. Posibilitar también aportaciones del trabajador que no hayan sido consideradas en esta guía mediante la utilización de preguntas abiertas.
Cuando las obligaciones desempeñadas no presenten cierta regularidad, es conveniente solicitar al trabajador que las ordene atendiendo a los criterios de importancia y frecuencia de ocurrencia.
Una vez completada la entrevista, es conveniente revisar y verificar los datos obtenidos. En este apartado suele intervenir de manera principal el superior jerárquico del entrevistado.

A este método se le considera de alta fiabilidad, de elevado coste y excesiva duración.

3.b) Comité de evaluadores. Se aplica este método, con carácter excepcional, para aquellos puestos que se consideran vitales en la organización, bien porque su actividad sea trascendental para el desarrollo futuro de la organización o, bien porque sea desempeñado por un número elevado de personas WERTHER y DAVIS, 1990: 73). Consiste en la contratación ex profeso de un grupo de personas expertas en analizar puestos de trabajo para que recopilen la información pertinente respecto a ellos.

A este método se le considera el de mayor coste y mayor fiabilidad.

3.c) Observación directa. Consiste, tal como su propio nombre indica, en la visualización ininterrumpida del individuo en su puesto de trabajo durante cierto período de tiempo. RUL-LAN (1992: 127) entiende que este método presenta tres inconvenientes principales: uno estriba en la influencia que puede ejercer el observador en el individuo objeto de observación; el segundo reside en la probable no observación de aquellas actividades que presentan una frecuencia baja de aparición; y por último, que resulta imposible de aplicar en aquellos puestos de trabajo de contenido intelectual. Es por ello que DESSLER (1994: 83) estima que existen puestos de trabajo idóneos para aplicar este sistema de recogida de información (los que presentan una actividad principalmente física y fácilmente observable) y otros para los que no resulta aconsejable este procedimiento (aquéllos que requieren de una intensa actividad mental).

A este método se le considera el de menor coste y menor fiabilidad.

3.d) El cuestionario. Pueden ser usados como complemento de alguna de las técnicas anteriores o de forma exclusiva. En este último caso, son directamente rellenados por el empleado titular del puesto de trabajo analizado y, ocasionalmente, por alguna otra persona que mantenga cierta relación con dicho puesto.

Dos de las principales decisiones a tomar cuando este método es seleccionado son las referidas a cómo estructurar el cuestionario y qué preguntas introducir en el mismo. Estas decisiones se enmarcan dentro del proceso de aplicación de este método; que, de acuerdo con RUL-LAN (1992: 129-139) sintetizamos en el gráfico 21.

· Elaboración, prueba y corrección del cuestionario.
· Comunicación a los encuestados de los fines perseguidos.
· Cumplimentación del cuestionario.
· Revisión, por parte de los superiores jerárquicos, del mismo.
· Análisis de la información.
· Redacción del informe.

Gráfico 21. Fuente: Elaboración propia

Merece la pena destacar en este momento la proliferación de cuestionarios formales elaborados para la valoración de las características de las tareas que están presentes en el puesto de trabajo. Se pueden citar los siguientes:

NOTA: Para una comprensión detallada de estos cuestionarios véase PAQUIN, M. (1993): El trabajo. Su distribución en las organizaciones. Motivación y rendimiento, control y productividad. México: Trillas. Pág. 96-104.

- Job Diagnostic Survey (JDS) o Investigación Diagnóstico del Puesto (IDP) de HACKMAN Y OLDHAM. Trata de detectar los aspectos generadores de motivación presentes en un puesto de trabajo. Estos factores que mide el mencionado cuestionario son presentados en el gráfico 22:

recursos humanos

Gráfico 22. Fuente: Elaboración propia

Variedad: grado en que un puesto requiere una diversidad de actividades en las que se utilizan habilidades y capacidades distintas.
Identidad: grado en que el puesto exige la terminación de un "todo", de una unidad completa y reconocible.
Significación: grado en que un puesto tiene relevancia para otras personas o para la empresa.
Autonomía: grado en que el puesto permite al empleado determinar las formas de su ejecución.
Feed-back: grado en el que el empleado puede aprender de su propio trabajo y obtener información sobre cómo está realizando su ejecución.
Job Characteristic Inventory (JCI) o Inventario de las Características del Puesto (ICP) de SIMS, SZILAGYI y KELLY.
Michigan Organizational Assesment Questionnaire (MOAQ) o Cuestionario de Asesoramiento Organizacional Michigan (CAOM) de la Universidad de Michigan.
Job Rating Form (JRF) o Forma de Calificación del Puesto (FCP).
On-the-job Observation Guide o Guía de observación del trabajo, de la Universidad de Michigan.