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Lección 21 ª |
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LECCION 21: COSTOS DE MANTENIMIENTO DE
LOS INVENTARIOS. Codificación de Materiales Para facilitar la
localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es
muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos
nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de los
materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional,
que permita procedimientos de almacenaje adecuados en la bodega y control
eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a
la catalogación, simplificación, especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los materiales que componen las
existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación,
definiendo cada una de sus etapas. Catalogación:
Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna. La
catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la colección. Simplificación:
Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con la
misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se
recomienda la simplificación favorece la normalización. Especificación:
significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato,
tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más
informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su
composición y características. La especificación facilita las compras del
artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se
comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de
ingeniería del producto, etc. Normalización:
Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso
de los materiales. Estandarización:
significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para
los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos.
La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual
especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes
entre innecesariamente en existencias. Así se cataloga,
simplifica, especifica, normaliza y estandariza, lo cual constituye los
diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se
puede codificar los materiales. Así, clasificar
un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo,
características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo
que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su
identificación y localización de la bodega, la codificación es una
consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa
representar cada artículo por medio de un código que contiene las
informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los
sistemas de codificación mas usadas son: códigos alfabéticos, numéricos y
alfauméricos. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto
de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y
especificación. El sistema numérico limita el número de artículos y es de
difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El
sistema alfanumérico es una combinación de letras y números
y abarca un mayor número de artículos. Las letras
representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los
números representan el código indicador del artículo. El sistema alfa numérico
de codificación de materiales es el más utilizado en las empresas por su
simplicidad, facilidad de información e ilimitado número de artículos que abarca.
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