Los organigramas
Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierdan de vista los fines básicos de su diseño.
Los organigramas:
- Establecen la comprensión de los problemas de comunicación.
- Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales.
- Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
- Brindan una imagen formal de la organización.
- Son una fuente de consulta oficial.
- Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
- Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
- Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
- Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la/s estructura/s en forma clara y comprensible.
- Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
- Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio en función de su objeto.
- Vigencia: para conservar su validez deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
Presentación básica de un organigrama
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la gerencia general, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: producción, mercadeo, finanzas y personal.