Descripción de los documentos más utilizados en los sistemas de gestión comercial

Orden de compra:

Es el comprobante que confecciona el comprador al vendedor para pedirle mercaderías.

Debe aclararse que es un documento "no válido como factura" y se coloca la letra X

Formas de confección:
- Original: para el vendedor.
- Duplicado: para el comprador.
Importancia:
- Comprador: sirve para constancia de las mercaderías que solicitó.
- Vendedor: sirve para preparar el pedido y dar curso a la facturación si es aceptado.

Remite:

Es el documento que confecciona el vendedor al comprador y acompaña la entrega de las mercaderías vendidas.

Se agrega otro requisito que es colocar la letra "R" para los (responsables inscritos) o la letra "X" para los (exentos, consumidores finales, monotributistas).

Firma de la persona que recibe.

Medio por el cual se envían las mercaderías.

Formas de confección:
- Original: para el comprador.
- Duplicado: para el vendedor (firmado por el comprador).
- Triplicado: para la empresa de transporte (firmado por el comprador).
Cuál es su importancia:
- Comprador: controla las mercaderías recibidas con la nota de pedido.
- Vendedor: constancia de que el comprador recibió conforme.
- Empresa de transporte: constancia de que el transportista entregó las mercaderías.

Factura:

Es el documento que el vendedor entrega al comprador, comunicándole el importe de las mercaderías vendidas o prestación de servicios, puede ser a crédito o al contado.

Formas de confección:
- Original: para el comprador.
- Duplicado: para el vendedor.
- Triplicado: para el comprador para que lo ponga a disposición de la de los organismos de control en caso de IVA discriminado. Para el caso de operaciones en que no se requiera discriminar IVA, no se entrega el triplicado.

Nota de débito:

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que aumentó su deuda por los motivos que se indican.

Descripción del documento:

Motivo e importe del aumento de la deuda.
Número de la factura que corresponde al débito efectuado.
Sistema de identificación de datos (código de barras).
Gastos a cargo del comprador abonados por el vendedor (fletes, comisiones, otros.).
Por haberse facturado de menos (cantidad o precio).
Por el cobro de intereses.
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Triplicado: para el comprador.

Nota de crédito:

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador comunicándole que disminuye su deuda por motivos que en él se especifican.

Motivo o disminución de la deuda.
Número de factura que corresponde al crédito.
Sistema de identificación de datos (código de barras).
Devolución de las mercaderías.
Por haberse facturado de más en precio o cantidad.
Por bonificaciones, quitas o descuentos realizados.
Rescisiones de operaciones.
Original: para el comprador.
Duplicado: para el vendedor.
Triplicado: para el comprador.
Para el vendedor: permite salvar errores ajustándose a la realidad y registrar la disminución en los libros contables.
Para el comprador: registrar una disminución en su deuda.

Recibo:

Es el comprobante que envía el vendedor al comprador como constancia de haber recibido dinero, cheques, pagarés u otros valores.

Indicación de la letra X.
Original: para el comprador o pagador.
Duplicado: para el vendedor o beneficiario.
Triplicado: para el comprador o pagador.
Por cancelación de facturas y nota de débito.
De sueldos y jornales.
De mercaderías y otros bienes.
Para el vendedor o beneficiario: es un medio de registro y control de los ingresos.
Para el comprador o pagador: es un medio de prueba y de registro de egreso de dinero y otros bienes.

*Recordatorio/Nota: No podemos realizar ningún registro contable sin los documentos comerciales respaldatorios.