Características de los procesos

Son las siguientes:

1) Están centrados en el cliente, ya que son una cadena de valor que empieza con el cliente y terminan con el mismo.

2) Los procesos no son aislados, deben tener conexión con otros.

3) Son medibles: todo proceso que genere valor a la organización tiene que ser medible (en términos de tiempo, costos, calidad, etc.).

4) Son adaptables, es decir, fáciles de modificar y mejorables, a fin de reducir variaciones, prevenir errores.

5) Todo proceso debe responder a una cláusula o requisito de la norma que se aplique en la organización. Ejemplo: X proceso hace referencia al punto 5.7 de la Norma ISO 9001:2008. También puede ocurrir que debido a la complejidad y/o amplitud del proceso obedezca a dos cláusulas o requisitos de la norma.

6) Los procesos están sujetos a una serie de controles, entre ellos: normas internas y externas, logística, requisitos de índole ambiental, variables de control, indicadores, entre otros.

7) Todo proceso tiene:

a) Un título (nombre)  que lo identifica, ejemplos: procesos de compra, proceso de almacén, proceso de fabricación.

b) Un objetivo que se relaciona con el título del mismo. Ejemplo: si el título del proceso es “Realización del producto”, entonces el objetivo sería “Explicar las etapas de la manufactura del producto”.

c) Un alcance que se refiere desde donde empieza hasta donde termina el proceso. Ejemplo, en el proceso de manufactura de un fármaco empieza desde que  recibe las materias primas hasta que obtienen el fármaco elaborado.

d) El (los) responsable(s) del proceso.

e) Unas entradas, la cual se establece con la salida del proceso anterior, ejemplos: materia prima, un permiso, una información. Una entrada debe responder a lo siguiente:

• ¿De dónde viene?, se refiere al proceso anterior.
• ¿Quién lo suministra? el proveedor.
• Especificaciones de entrada, ejemplo: que los reactivos posean un 99,8 % de pureza.
• Recursos materiales, tecnológicos y de infraestructura que intervienen en la entrada.

f) Una transformación, ejemplo: fases para la elaboración de productos tipo yogurt.

g) Unas salidas, que es el resultado del proceso y que deben cumplir con unas especificaciones para que sean aceptadas por el cliente, siendo éstas la mayoría de las veces las exigidas por alguna normativa legal.  Ejemplos: un determinado fármaco debe cumplir con lo exigido por una normativa de calidad del área farmacéutica.

h) Registros involucrados en el proceso.

i) Indicadores a emplear para medir el desenvolvimiento del proceso.

j) Variables de control, que se refiere a las condiciones de temperatura, de humedad y otras que se deben definir para que el proceso como tal sea exitoso.

Estas son las informaciones que debe contener como mínimo un proceso, pero si la organización lo estima necesaria puede incluir algún otro adicional.

Por otra parte, cabe resaltar que las entradas y salidas de un proceso lo define la organización con sus clientes y proveedores, pero el proceso de transformación como tal lo puede limitar solo la organización.

En las figuras 9 y 10 se presentan unos ejemplos de procesos.