Aspectos logísticos de la presentación
CONVOCATORIA
Una convocatoria tiene como fin citar a los participantes mediante un escrito o anuncio.
A la hora de redactar nuestra convocatoria deberemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Título de la convocatoria o nombre del mismo.
- Fecha en la que tiene lugar la presentación.
- Motivo de la presentación y el objetivo de la misma.
- Participantes.
- Orden del día. En este apartado se incluyen la disposición horaria de cada apartado a tratar en la presentación, así como la/s persona/s encargada de la exposición.
- Anexos (en el caso que sea necesario).
- Ubicación (dirección, edificio, sala…).
- Persona que convoca (nombre, cargo, teléfono, e-mail…).
La convocatoria debe enviarse, con la suficiente antelación, salvo en casos de urgencia. Es conveniente recordar la cita el mismo día o el anterior con una breve nota.
DISPOSICIÓN DE LA SALA
Hay un sin fin de maneras de disponer las mesas y sillas de una sala, lo que tenemos que tener en cuenta es el número de personas que componen el grupo, el tipo de exposición que vamos a realizar y si van a trabajar en grupo.
Lo mejor es disponer de sillas y mesas individuales y móviles para así poder adecuarlas al fin de nuestra presentación.
Veamos algunos ejemplo de distribución de salas:
EQUIPOS DISPONIBLES
Antes de preparar nuestra presentación debemos asegurarnos de qué equipos disponemos para su exposición y cómo se usan dichos equipos. La principal causa de retraso en el comienzo de una presentación se debe a la falta de conocimiento sobre el uso de un determinado equipo.
Para evitar una mala experiencia, es necesario conocer tanto los equipos como su compatibilidad con nuestra presentación.
Imprimir la presentación en papel, tener la presentación en varios soportes (CD, PEN drive, e-mail), etc., nos ayudará a pasar a un plan “B” en el caso de no disponer de los equipos que necesitamos.
A continuación veremos algunos ejemplos de equipos y su uso:
Retroproyector: es un equipo eléctrico de proyección de transparencias realizadas en láminas de acetato.
Para su uso, debemos asegurarnos que su estado es bueno y que la sala dispone de pantalla o superficie lisa y blanca sobre la que proyectar, así como verificar que disponemos de enchufes, adaptadores o cables de extensión.
Rotafolio: es un recurso compuesto por un conjunto de pliegues de papel sujetos en su extremo superior por una base rígida.
Para su uso, debemos asegurarnos que no esté usado y que disponga del número de folios que necesitamos para ilustrar nuestra presentación, así como asegurarnos que hayan suficientes rotuladores y que éstos no estén gastados.
Proyector de diapositivas: es un dispositivo que sirve para reproducir diapositivas sobre una superficie lisa como una pared.
Al igual que el retroproyector, debemos asegurarnos que su estado es óptimo y que disponemos de la sala y espacio adecuados para su reproducción.
Cañón electrónico: es el equipo más útil que ha surgido en los últimos tiempos, incluso está sustituyendo a los demás medios audiovisuales ya que está prácticamente disponible en cualquier sala de exposiciones y junto con un ordenador puede reunir todas las características de los equipos anteriormente descritos (reproduce vídeos, gráficos, fotos, textos…)
Para un adecuado uso, deberemos asegurarnos que el cañón está en buenas condiciones y comprobar si dispone o no de un ordenador o tenemos que llevar el nuestro propio.
Deberemos controlar el encendido y conexión con el ordenador, así como saber si nuestra presentación es compatible con el sistema operativo del ordenador.
Es recomendable llevar el propio ordenador para asegurarnos una adecuada reproducción tanto visual como auditiva ya que es común encontrarnos ordenadores obsoletos que desconfiguran nuestra presentación.
ILUMINACIÓN
La sala debe estar adecuadamente iluminada, la luz natural es la más indicada aunque no siempre disponemos de ella.
En el caso que realicemos una presentación o parte de la misma esté basada en ilustraciones o anotaciones en pizarras, sería indicado utilizar una iluminación acentuada en las paredes frontales de la sala de conferencias.
Por otro lado, para la reproducción de diapositivas o retroproyecciones se requiere, no obstante, una reducción de la iluminación hasta llegar a la mínima iluminación necesaria que permita hacer anotaciones.
En cualquier caso sería conveniente tener la posibilidad de una instalación de iluminación con regulación del flujo luminoso.
PUNTUALIDAD
La puntualidad es un aspecto de la logística a tener muy en cuenta ya que, como hemos comentado anteriormente, el diseño de nuestra presentación se ajusta a un horario concreto.
Para conseguir puntualidad por parte de los miembros del grupo y de nosotros mismo deberemos controlar los aspectos anteriormente descritos.
Desde lanzar una convocatoria donde aparezca tanto la hora de inicio como la estructura horaria de la presentación, hasta conocer los medios de los que disponemos para evitar cualquier imprevisto.
De todas formas, es recomendable llegar entre 30 y 15 minutos antes para preparar aspectos como la sala, la presentación, mobiliario, etc. antes de que lleguen los participantes.