Preparación de la presentación

Para que una presentación sea eficaz y obtengamos el resultado que deseamos con ella, antes de nada deberemos planificar nuestra presentación.

A continuación, mostraremos algunos aspectos a tener en cuenta antes de ponernos delante de la audiencia:

• Para sentar las bases de la presentación deberemos definir el objetivo y mensaje que queremos comunicar.

• Conocer el tipo de audiencia a la que va dirigida la presentación, para ello realizaremos un análisis previo.

• Determinar el canal y el instrumento más adecuado para transmitir el mensaje, esto irá en función del tipo de contenido de nuestra presentación y del tipo de audiencia a la que va dirigido. 

• Definir el mensaje. En este punto de la planificación de nuestra presentación deberemos plantearnos ¿cómo queremos transmitir la información?.

• Disponer de una actitud favorable hacia la comunicación que nos permita transmitir el mensaje y alcanzar el objetivo de nuestra presentación.

• Captar la atención de la audiencia. Para ello deberemos presentar el contenido de manera atractiva.

• Mantener la atención de la audiencia. No sólo es importante captar la atención de la audiencia sino ser capaza de mantenerla el tiempo que dura la presentación. Podemos utilizar estrategias como la modulación de la voz o alternar la comunicación oral con medios audiovisuales.

• Señalar los puntos clave. Tener en cuenta cuáles son los puntos clave que queremos transmitir con el mensaje y resaltarlos a lo largo de la presentación.

• Centrarse en lo fundamental. Antes de empezar con la presentación debemos saber cuál es el mensaje de la misma y centrarnos en él, evitando dar mensajes dispersos que confundan a la audiencia.

• Ayudar a reflexionar. En la preparación de la presentación podemos plantearnos preguntas que luego lanzaremos a la audiencia a modo de reflexión con la finalidad de captar su atención y reflexionar sobre el tema.

• Adaptación del mensaje al tipo de audiencia y al espacio y recursos de los que dispongamos.

• A la hora de planificar nuestra presentación es tan importante preparar una apertura como preparar un cierre. Estos dos aspectos darán a la presentación fuerza, la primera y la última impresión cuenta.

• Tener en cuenta el feedback de los participantes. El feedback nos dará información de cómo repercute el mensaje en la audiencia, deberemos tener planificado alguna alternativa por si la presentación no va como nosotros esperamos.

• Comprobar que el mensaje está llegando correctamente. En la planificación deberemos introducir algunos minutos para parar la presentación y preguntar si está todo claro hasta el momento, incluso repetir lo puntos clave en el caso que sea necesario.

• Podemos planificar una presentación de la manera más detalla posible sin embargo, esto no nos libra de que las cosas no vayan como las hemos previsto, por ello, deberemos estar preparados para improvisar sobre la marcha.

• Aún finalizada la presentación deberemos seguir planificando para mejorar futuras intervenciones, para ello tendremos que evaluar los resultados y medir el impacto generado, identificar las claves de éxito y las áreas de mejora y establecer acciones correctoras para próximas ocasiones.

En las siguientes páginas, nos detendremos para analizar más detalladamente alguno de los aspectos anteriormente descrito.