La Hoja de Trabajo
Bien, el último tema que veremos en este curso es la elaboración de la hoja de trabajo, la cual sirve para determinar los saldos que servirán de base para la elaboración de los estados financieros. En ella se incluyen ajustes necesarios para conocer lo más real posible, el valor que tenemos en activo, pasivo y capital.
Para que quede claro lo expresado, les pongo de ejemplo las depreciaciones contables, los pagos o cobros anticipados y las estimaciones por créditos incobrables, eventos que aún no suceden pero de los cuales ya tienes la noción de lo que representan para tu empresa.
Un ejemplo más específico es que al término del ejercicio tienes $20,00.00 de saldo deudor en papelería y útiles, pero sabes que cada mes se consumen $5,000.00, lo cual modificará el saldo de tu cuenta que ya no será de $20,000.00, sino de $15,000.00.
Esta hoja de trabajo suele realizarse en una hoja de 12 columnas, cuyo formato es similar a la de 4 columnas pero más larga de manera horizontal.
La estructura de la hoja de trabajo se compone de la siguiente manera:
- Balanza de Comprobación: En las primeras 4 columnas se dejan los movimientos y saldos que se determinan al final del ejercicio, aún sin ajustes. Cabe recordar que se deben incluir todas las cuentas que tengan movimientos y saldos al final del período, más no las cuentas saldadas. Esta primera parte, es la balanza que hemos venido haciendo.
- Ajustes y saldos ajustados: En las siguientes 2 columnas (5 y 6) se introducen los ajustes que se realicen en las cuentas, por ejemplo las depreciaciones calculadas después de elaborar la balanza de comprobación, etc., mientras que en las siguientes 2 columnas (7 y 8) se introducen los saldos con los movimientos de ajuste efectuados; sí la cuenta no tuvo ajustes, se pasa el saldo tal cual está en la columna 3 ó 4 (según aplique).
- Operaciones de pérdidas y ganancias: En las siguientes 2 columnas (9 y 10) se ajustan los saldos de las cuentas de resultados para determinar la utilidad o pérdida, es lo mismo que hicimos en el estado de resultados o en las cuentas de mayor, para que al final del período, las cuentas de resultados queden en cero (0).
- Saldos previos al Balance General: Finalmente, en las últimas 2 columnas (11 y 12) se pasan los saldos de las cuentas de balance (columnas 7y 8) que servirán para la elaboración de este estado financiero.
Al final, la hoja de trabajo debe lucir así (ya con títulos):
Al igual que el balance o el estado de resultados, los tres elementos de esta hoja de trabajo son:
- ENCABEZADO: Debe indicar que se trata de una hoja de trabajo, el nombre de la empresa y el período que abarca.
- CONTENIDO: Se compone de las cuentas y todos los movimientos que la integran.
- FIRMAS: Debe contener la firma de quien la elabora y de quien la autoriza.
Actualmente, los sistemas contables ya sintetizan toda esta información y te la ordenan como tú la desees, sin embargo es imprescindible que conozcas la elaboración y la determinación de este documento.
No te preocupes si no te ha quedado clara esta breve teoría, repasa lo que no comprendas y sí es necesario, consulta otras fuentes de información, lo importante es que te quede clara la elaboración de la hoja de trabajo.
