Libro diario y libro mayor

En esta lección trataremos sobre otros dos documentos básicos en contabilidad: el Libro Diario y el Libro Mayor.

En la lección anterior vimos el Balance y la Cuenta de Resultados, que son dos documentos que nos interesarán en momentos determinados: apertura del ejercicio, cierre del primer trimestre, cierre del ejercicio, etc. Pero la empresa va generando operaciones diarias (compras, ventas, pago de nóminas, facturas varias, etc.) que hay que ir contabilizando.

El Libro Mayor y el Libro Diario son los documentos donde se recogen estos movimientos diarios, y nos permitirán tener toda la información contable ordenada y disponible para cuando necesitemos elaborar el Balance y la Cuenta de Resultados.

Libro Diario

El Libro Diario recoge por orden cronológico todas las operaciones que se van produciendo en una empresa.

Cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada: en la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha (Haber) el origen de esos recursos.

Ejemplo no. 1: veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 ptas. financiada con un crédito).

En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 ptas. Este será el primer asiento en el Libro Diario:.

En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crédito del banco).

En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja:

Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario.

Ejemplo no. 2: veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones:

1. Se funda la empresa con una aportación de los socios de 1.000.000 ptas.
2. La empresa pide un crédito de 500.000 ptas.
3. Se adquiere una oficina por 750.000 ptas. (una ganga).
4. Se devuelve el crédito de 500.000 ptas. al Banco.

Una vez visto el funcionamiento del Libro Diario, pasemos a ver el del Libro Mayor.

Libro Mayor

El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc.

El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario.

Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber", que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor.

Ejemplo no. 3: veamos como se contabiliza en el Libro Mayor un crédito de 1.000.000 ptas. que solicita la empresa.

La contabilización empezaría por el Libro Diario:

Y de aquí pasaríamos al Libro Mayor, a la página correspondiente a la cuenta "Caja", donde haríamos el siguiente apunte:

Y en la página del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" (créditos), haríamos el apunte:
 

Cuando necesitemos elaborar el Balance de la empresa, calcularemos el saldo de cada cuenta del Libro Mayor y ese saldo es el que aparecerá asignado a cada cuenta en el Balance:

Ejemplo no. 4: tenemos las siguientes cuentas del Libro Mayor y vamos a calcular sus saldos:

Caja

Bancos (créditos).

Al elaborar el Balance, nos aparecerá en el Activo, en la cuenta de "Caja", 650.000 ptas., y en el Pasivo, en la cuenta de "Bancos", 2.500.000 ptas.