Contabilización de los gastos de personal

Las empresas necesitan trabajadores para desarrollar su actividad económica. El empresario precisa contratar a personas físicas que percibiendo una remuneración o sueldo, presten sus servicios a la empresa.

A pesar de la existencia de empresarios sin trabajadores, la inmensa mayoría los tiene, por lo que hemos de plantearnos el procedimiento contable de dicha situación. Es necesario tener claro que la remuneración que perciben nuestros trabajadores, generalmente de forma mensual, supone un gasto para la empresa. Este gasto se refleja en un documento que se denomina nómina. Toda nómina refleja un importe bruto y otro líquido/neto. El bruto representa la suma de los conceptos del valor de los servicios del trabajador en el mes: sueldo base, plus de actividad, plus de convenio, horas extras, pagas extraordinarias, etc… Por ello la suma de todos estos conceptos en nómina representa el bruto de la nómina, este importe lo refleja la cuenta de gasto denominada: sueldos y salarios.

Ahora bien, el trabajador y la empresa se deben a unas normas laborales, administrativas y fiscales. Es necesario que los trabajadores cumplan con sus obligaciones fiscales y que además coticen a la Seguridad Social.

Por aplicación de la norma, a todos los trabajadores se les detrae, o descuenta mensualmente de su nómina dos conceptos:

- Por un lado la seguridad social a cargo del trabajador: importe que la empresa detrae al trabajador para posteriormente ingresarlo en las arcas de la Seguridad Social.

- Por otro el IRPF: importe que la empresa detrae al trabajador para posteriormente ingresarlo en las arcas de Hacienda.
 

Esto hace que surja otro concepto, al que llamaremos líquido o neto. El líquido de la nómina es la cantidad que el trabajador realmente cobra, ya que resulta de restar al bruto de su nómina las cantidades de seguridad social e IRPF que el empresario le detrae.
 

Por tanto si la empresa contabiliza y paga en efectivo de forma inmediata la nómina, el líquido de la misma será la salida de dinero de la caja. Si por el contrario la empresa no paga de manera inmediata la nómina, lo cual es lo común ya que la nómina se contabiliza antes de que se efectúe el pago de la misma, el líquido/neto de la nómina se reflejará en una cuenta que recoja la obligación de pago de la empresa con sus trabajadores. Esta cuenta se denomina remuneraciones pendientes de pago, la cual es una cuenta de pasivo.

Además hemos visto que existe otra obligación, la cual es cotizar a la Seguridad Social. Por este concepto el trabajador paga lo que el empresario le detrae de la nómina, pero el empresario también debe pagar lo que se llama cuota patronal dela Seguridad Social o Seguridad Social a cargo de la empresa. Esto se debe a la obligación de la empresa, no solamente de pagar la nómina al trabajador, sino de cotizar por él.
 

Una vez visto todo esto, vayamos con un ejemplo:

La empresa ARTURO S.L. devenga a 31/03/2014 la nómina del mes de sus trabajadores con los siguientes conceptos:

Nómina Bruta de los trabajadores……………………………….……200.000 €

Retenciones de IRPF a trabajadores……………………………....…..3.000 €

Cuota obrera Seg.Social (a cargo del trabajador)…………..….5.000 €

Cuota patronal Seg.Social (a cargo de la empresa)………...42.000 €

Efectúese el asiento contable:
 

Obsérvese que las cuentas de gastos son dos, por un lado la nómina bruta reflejada en la cuenta sueldos y salarios, y por otro la cuota patronal de la Seguridad Social reflejada en la cuenta "seguridad social a cargo de la empresa".

En el "haber" aparece la deuda con Hacienda por las cantidades detraídas de las nóminas a los trabajadores, recogida en la "cuenta hacienda pública acreedora por IRPF". Luego la deuda con la Seguridad Social, la cual incluye las cantidades detraídas por dicho concepto a los trabajadores y el importe de cuota patronal que ha de pagar la empresa a la Seguridad Social, lo cual hace un total de 47.000 € (42.000 + 5.000). Este importe se refleja en la cuenta "organismos de la seguridad social acreedores". Y por último el líquido de la nómina, lo que la empresa ha de abonar a sus trabajadores (200.000 – 3.000 – 5.000= 192.000 €), que se refleja en la cuenta "remuneraciones pendientes de pago".