Las transacciones comerciales: los efectos comerciales a cobrar

Hemos visto la importancia que tienen las letras de cambio en las transacciones comerciales y en la contabilidad. Pero las letras de cambio que figuran en nuestro activo, los llamados efectos comerciales a cobrar, pueden tener otras finalidades contables, que no tienen las letras de cambio de nuestro pasivo (efectos comerciales a pagar).

Si nuestra empresa emite letras de cambio debido a una venta que hemos realizado, este documento que nace puede ser usado de diferentes formas desde un punto de vista financiero y contable. Podemos hacer cuatro actuaciones con un efecto comercial a cobrar:

a) Descontarlo o negociarlo.

b) Enviarlo en gestión de cobro.

c) Endosarlo.

d) Simplemente quedárnosla en nuestro poder.
 

Definamos ahora cada una de estas gestiones que podemos hacer con una letra de cambio a cobrar:

a) Descontarla o negociarla: significa obtener un crédito con una entidad financiera por necesidad de dinero líquido antes de la fecha de vencimiento, pagando los intereses y gastos financieros correspondientes.

b) En gestión de cobro: significa enviar la letra a nuestra entidad financiera para que ella se preocupes de cobrarla a la fecha de vencimiento e ingresarnos el dinero en cuenta. Supone unos gastos financieros de menos importe que el descuento, ya que el descuento consiste en "anticipar" el cobro.

c) Endosarla: se utiliza la letra de cambio como medio de pago de una deuda, es decir, si tengo una letra a cobrar por importe de 100 € y debo a un proveedor la misma cantidad, le entrego a éste la letra de cambio quedando saldada la deuda. A esto se le llama endoso.

d) Quedárnosla en nuestro poder: nos la quedamos y cuando llegue el vencimiento nos dirigimos a una entidad financiera y la cobramos.

Veamos ahora estos diferentes ejemplos y su contabilización:

Ejemplo de descuento:

La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y la descuenta o negocia en su banco el día 30/04/2014. El banco le cobra intereses por importe de 300 € y gastos financieros por 25 €.

Para que la empresa pueda negociar la letra, lo primero es que debe tener contabilizada la misma como parte de su activo en la cuenta CLIENTES EFECTOS COMERCIALES A COBRAR, por valor de 8.000 € (a este importe se le llama valor nominal del efecto). Una vez que decidimos descontarla la cuenta anterior debe desaparecer para que se cree una nueva cuenta que refleje los derechos de cobro que se descuentan. Esta cuenta se denomina EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS. Los apuntes serían los siguientes:

En el momento de la venta a crédito:

En el momento en que se emite la letra de cambio (se anula la cuenta clientes y damos de alta la cuenta del efecto comercial):

En el momento en que se gestiona la letra de cambio mediante descuento (anulamos la cuenta del efecto comercial y damos de alta la del descuento de la letra):

Una vez que el Banco nos ingresa el líquido de la letra, damos de alta otra cuenta de nombre muy parecido llamada “Deudas por Efectos Descontados”.

El líquido de la letra es el nominal de la misma menos los gastos (8.000 – 300 – 25 = 7.675 €):

¿Por qué aparece una nueva cuenta llamada DEUDAS POR EFECTOS DESCONTADOS, y no anulamos simplemente la cuenta EFECTOS COMERCIALES DESCONTADOS? Por una sencilla razón, ya que hasta que no llegue el vencimiento no sabremos si el efecto se cobra por parte del banco que nos lo ha descontado. Una vez que llegue el vencimiento y el banco nos comunique que ha cobrado la letra, en ese momento es cuando procederemos a la anulación contable del efecto mediante el asiento siguiente:

Con este apunte anterior el saldo de ambas cuentas sería cero y por lo tanto desaparecen.

Y, ¿por qué actuamos de esa forma? Pues muy sencillo debido a que el efecto pudiera resultar impagado y en ese caso el banco que nos lo descontó nos devolvería la letra y nos cargaría el total del importe ingresado el día del descuento, más los gastos financieros por el impago de la letra. La contabilización de los impagados sería tema a desarrollar en otros cursos más avanzados y por tanto en este no lo vamos a ver.
 

Ejemplo de gestión de cobros:

La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y la envía en gestión de cobro en su banco el día 30/04/2014.

En el momento en el que enviamos las letras en gestión de cobro al banco haríamos el siguiente asiento (vamos a obviar los apuntes de la venta y de realización de la letra de cambio, ya que es igual que en el ejemplo anterior del descuento):

Llegado el vencimiento el banco nos comunica que ha cobrado la letra, cargando en cuenta gastos financieros por 20 €.

Ejemplo de endoso:

La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014. Debe a un proveedor 10.000 €, le endosa la letra anterior y le paga por banco la diferencia. Así quedaría el asiento contable:

Ejemplo si mantenemos la letra en nuestro poder:

La empresa emite letra de cambio por la venta de mercancías por importe de 8.000 € con vencimiento 15/07/2014, y cuando llega el vencimiento la cobra.

En este caso solo habría que hacer la contabilización del cobro, que sería: