Partes de un documento escrito

En esta lección se abordarán las partes principales de un documento escrito, ya sea de un certificado, de una carta de reclamo o de una autorización, en algunos casos deberán contener todos los campos o los básicos.

 

A continuación la lista de las partes de un documento, por ejemplo una carta empresarial:

Membrete: en el caso de una empresa se debe de colocar el logotipo de la institución emisora.

 

Código: numeración que utilizan algunas instituciones (no es obligatorio). Ej. DC05/18 – RC, número de carta y año, del departamento de Rectorado.

 

Lugar y fecha: del emisor de la carta, ejemplo: Cuenca, 23 de octubre de 2018

 

Destinatario: se debe de realizar mediante el siguiente esquema:

Título del destinatario. Ej. Ingeniero, Doctor (no se abrevia)

Nombre y apellidos 

Cargo

Nombre de la empresa en mayúsculas

En el caso que se dirija  a una empresa sin especificación de persona se coloca: por ejemplo Señores LA EUROPEA

Cuando se entrega por mensajero se debe colocar luego de los datos la palabra “Presente”.

 

Referencia: se trata de un resumen de la comunicación: Ref: Solicitud de empleo. 

 

Introducción: ejemplo: Reciban ustedes un cordial saludo. Me pongo en contacto con ustedes para solicitarles información acerca de los siguientes productos necesarios...

 

Cuerpo: se desarrolla la comunicación con todos los detalles o particularidades que se desee informar al interlocutor. 

 

Cierre y despedida:

Por ejemplo: 

A la espera de su respuesta, anticipo mis más sinceros agradecimientos.

 

Atentamente,

__________________________

Lcdo. Gustavo Pineda S.

GERENTE GENERAL

 

Adjuntos: para información adjunta, se lo coloca en el margen izquierdo.

Ejemplo. Adj.: Fotocopia de cédula de identidad

 

Firma y aclaración: se debe realizar de la siguiente manera en dos líneas: en la primera, el nombre completo; en la segunda línea, el cargo que desempeña en la empresa. Por ejemplo: 

__________________________

Lcdo. Gustavo Pineda S.

GERENTE GENERAL

 

Copias: significa que la comunicación contiene copias a varios destinatarios por este motivo se agregan las sigas  “C.C.” seguidas del otro destinatario:

Ejemplo.

C.C.: Jane Klintz

 

Los ejemplos y formatos de los distintos documentos se ilustran en el siguiente documento pdf.