Problemas con las bases de datos simples

Las bases de datos simples son aquellas que están formadas por una sola tabla de datos. Este tipo de bases de datos son muy fáciles de crear y utilizar y cubren la mayoría de necesidades de los particulares. Por ejemplo para crear y gestionar una agenda telefónica bastan con los conocimientos de Access Imprescindible para crear una tabla como esta.

Pero si estamos trabajando para una empresa necesitaremos, por ejemplo llevar al día no solo la agenda con los datos de los clientes, de los proveedores. Si no también llevar la relación de los productos que les hemos comprado o vendido, y esto debe verse reflejado en nuestro control del almacén.

Es evidente para cualquiera que haya empleado una tabla de Access que manejar todos estos datos en una única tabla es una tarea muy incomoda, principalmente por su exagerada longitud, calcula que todos los campos necesarios para llevar un exhaustivo control sobre los datos de la agenda, de los stocks, de las entradas y salidas del almacén podría superar los veinte campos de longitud, y tener todos estos campos en una única tabla nos obligaría a utilizar permanentemente las barras de desplazamiento.

Pero aunque utilizáramos informes y formularios para restringir el numero de campos con los que trabajar de manera simultanea eso no disminuiría la ineficacia que implica introducir una y otra vez los mismos datos en la tabla.

Parece que no es mucho trabajo introducir los datos del cliente cada vez que hacemos una venta. Es lógico querer saber a quien el hemos vendido cada articulo, y también seria buena idea tener su numero de teléfono para hacer un seguimiento de su satisfacción respecto a nuestros productos y servicios. También deberíamos tener su dirección postal, su NIF, y otros datos fiscales, tales como forma de pago y nivel de crédito.

Seguro que cada uno de nosotros podríamos pensar un buen numero de datos que nos resultarían mas o menos imprescindibles para nuestro negocio. Pero imagina lo que significa introducir todos estos datos con cada venta. Puede parecer que las ventajas de una tener una completa bases de datos superan los inconvenientes de tener que introducir todos esos datos con cada venta.

Pero seamos realistas, casi siempre vendemos a los mismos clientes, por norma general se suele tener una cartera de clientes que en su mayor parte es siempre la misma, es mas generalmente son un puñado de excelentes clientes los que consumen la mayoría de nuestros productos. Esto implica que para tener actualizada nuestra base de datos deberíamos introducir una y otra vez los mismos datos del mismo cliente con cada transacción que realizáramos. Ahora pregúntese ¿Cuántas transacciones realiza al mes para su mejor cliente?.

El caso de los proveedores es aun más esclarecedor. ¿Seria lógico teclear una y otra vez todos los datos del proveedor con cada producto que le pidiéramos?. No, desde luego que no. Eso seria altamente ineficaz.

Por no hablar de la gestión de los datos. Como la modificación de todos los registros del cliente o del proveedor por un cambio de dirección, no seria buena idea tener una base de datos en la que el cliente tras haberse mudado tuviera activa en las dos direcciones.

Para solucionar estos y otros problemas Access tiene utiliza lo que se denominan las Bases de Datos Relaciones.