Creación de subtotales y grupos

Excel nos ofrece la posibilidad de agrupar datos y facilitarnos los correspondientes subtotales sin necesidad de hacerlos manualmente.

Utilizando como ejemplo la tabla que hemos diseñado de comunidades autónomas, realizamos los siguientes pasos:

• Ordenamos la primera columna (como hemos visto en la lección anterior),
• Seleccionamos la tabla completa y pulsamos la opción “Datos> Subtotales”, y se despliega una ventana,
• En dicha ventana indicaremos cuando ha de efectuarse un subtotal, por ejemplo cada vez que se cambie de Comunidad Autónoma,
• Indicaremos también la “función” ha aplicar, por ejemplo “suma” y en que columnas se realizará (ciudad, población, etc.),
• Por último podemos marcar la opción de “Reemplazar los subtotales actuales”, de“Mostar saltos de página” y de incluir un “Resumen debajo de los datos”.

Una vez pulsado “Aceptar”, obtenemos la imagen que aparece a continuación.

En ella nos aparecen:

• los subtotales de cada comunidad y al final el total general.
• se observar a la izquierda de la numeración de filas unos botones con el signo negativo al lado de cada subtotal, los cuales pulsándolos nos permiten ocultar datos dejando solamente visto el subtotal.
• botones en la parte superior izquierda, justo encima de la numeración de filas  (). Pulsándolos nos ofrecen el total, el subtotal de comunidades o la tabla completa respectivamente.

Por último, para eliminar los subtotales de todos los grupos pulsamos la opción“Datos> Subtotales> Quitar todos”.

Si deseamos solo eliminar la agrupación de algunos datos o de todos ellos, seleccionaremos la opción “Datos> Agrupar y esquema> Desagrupar”.

RESUMEN:

• Ordenar 1ª columna y seleccionar tabla completa,
• Seleccionar la opción “Datos> Subtotales”,
• Crear los subtotales y grupos en la ventana desplegable “Subtotales”,
• Para eliminar subtotales seleccionar “Datos> Subtotales> Quitar todos”.
• Para eliminar la agrupación de datos seleccionar “Datos> Agrupar y esquema> Desagrupar”.