Juntas de Trabajo

Otra de las cosas que les «choca» a la mayoría de los dueños, jefes o gerentes de negocios son las juntas de trabajo. Las consideran una pérdida de tiempo y cuando llegan a convocar a una, solamente la hacen a medias y para regañar.

También es cierto que no las hacen porque no saben llevarlas a cabo.

A continuación les voy a hablar sobre la importancia de las juntas o reuniones de trabajo:

Consumen un tiempo valioso de gerentes, dueños o directivos..
Son una demostración de respeto, hacia los colaboradores al solicitar promover sus opiniones.
Son un excelente vehículo de comunicación.
Juntan inteligencias, experiencias, entusiasmo y habilidades, se obtiene una sinergia (resultado superior a la suma de las aportaciones de las personas actuando individualmente).
Constituyen un excelente medio para adiestrar tanto al personal ejecutivo, como a puestos menores.

En muchas empresas en los EUA hacen las siguientes reuniones:

Una vez al año para todo el personal, incluye cónyuges, para informar sobre la marcha de la empresa y metas para el nuevo año.
3 o 4 veces al año para todo el personal ejecutivo y de supervisión.
Una vez al mes para todo el personal clave de la empresa.
Cada semana, si hay motivo para ello (las juntas de ventas son algo obligado cada semana para ir midiendo resultados contra cuota de ventas).
De esta manera se logra un nivel de información y de sentido de pertenencia a la empresa, muy importante como medio de motivación al personal.

Planificación de las Juntas:
Antes de decidir la realización de una reunión, debe de determinarse si esta es el método más conveniente para el logro de una finalidad deseada, el gerente, dueño o jefe debe plantearse muy claramente lo que quiere lograr de la reunión y si existen otros procedimientos para alcanzar ese objetivo.

Una vez definido el objetivo de la reunión, cite sólo a aquellas personas que se pueden hacer una contribución efectiva.
Los participantes de una reunión deben recibir, con la mayor anticipación posible (mínimo 24 horas antes), la agenda de la reunión, en el que se especifique su objetivo, asuntos a tratar y si es el caso, la documentación correspondiente (no se le ocurra hacer una junta sin previo aviso y al vapor).
Las reuniones deben ser iniciadas a la hora exacta a la que fueron convocadas.
La mejor hora para una reunión, es la primera de trabajo, mientras la menos convincente es al finalizar la jornada.
La reunión debe de contar con las mejores condiciones ambientales posibles. Los factores externos no deben de interrumpir el desarrollo de las discusiones.
La reunión debe de contar con personal administrativo debidamente calificado que se encargue de la toma de actas (se llaman minutas que significa "menuda"); también se le conoce como orden del día.
Una copia de la minuta debe estar en poder de todos los involucrados que asistieron a la junta al día siguiente por la mañana y todos deben de firmar de recibido en una de las copias. Así no hay de que «no la recibí; yo no dije tal cosa, bla, bla, bla.

Va de cuento: Inicié mi carrera de vendedor en la industria química farmaceútica a principios de 1967, en una laboratorio que se llamaba Recordati de México. Ahí aprendí el abc, de la promoción y venta de medicamentos a los médicos que tenía que visitar cada mes (unos 200).

Tenía junta cada lunes por la mañana, en la sala ventas, con el resto de los promotores para revisar resultados contra objetivos; hacer teatro de promoción y venta, recoger muestras médicas y dejar un plan de trabajo en el campo para esa semana.

En varias ocasiones al terminar esa junta con los vendedores, empezaba una junta de supervisores (los jefes de los vendedores) y siempre me preguntaba: ¿Cómo sería esa junta? Estaba seguro que ahí se planteaban y discutían temas de la mayor importancia.

Pasaron 2 años y por fin, siendo ya supervisor de ventas me tocó participar en mi primera junta con los demás supervisores de la capital. Entré a esa primera junta lleno de grandes expectativas y con las neuronas muy alertas para captar y aprender los grandes secretos que ahí se iban a ventilar.

Después de 2 horas y media que duró la junta, me di cuenta que no había gran diferencia con el tipo de juntas que se hacían con los vendedores; ni en los temas ni en las resoluciones. Es más, las juntas de vendedores eran más productivas e interesantes.

Y así pasaron varios meses en los que mis esperanzas se vieron frustradas por conocer el gran secreto del agua tibia y del hilo negro. En ese tiempo también me di cuenta que se hacían otros tipos de juntas: Gerentes de área y la más importante que se hacía cada 6 meses con el dueño y director general en las que sólo participaban, amén del director general, el gerente de ventas y los gerentes de área, en total 6 personas.

En ese tiempo me decía a mi mismo: "En la junta con el dueño y los gerentes, se verían temas profundos y las oportunidades de aprender de estos viejos zorros de las praderas, serían únicas".

Y así pasaron otros 4 años hasta que siendo gerente de mercadotecnia llegó el gran día de comenzar aprender los secretos más importantes de la industria farmaceútica.

En esas juntas con la crema y nata de la empresa, aprendí que había en todos los tipos de juntas y en todos los niveles un denominador común: participaban seres humanos de carne y hueso. Personas con sus cualidades, defectos y pasiones. El título del puesto, en sus tarjetas de presentación, no les confería una gran autoridad técnica y varios de esos gerentes estaban muy verdes. Me preguntaba: ¿qué les vieron para darles esos puestos? Esa pregunta sigue diariamente en el aire en todos los ámbitos del diario quehacer humano; muchas veces tal parece que hay tipos con suerte y otros sin ella.

Colofón de este Capítulo: ¿Qué es un camello? -Un caballo hecho en una junta.