Comunicación. Participación del personal
La inmensa mayoría de las medidas de mejora propuestas en los temas anteriores, no tendría ningún efecto sin la implicación de los trabajadores de la empresa. Estos deben interiorizar los nuevos conceptos y hacerlos suyos, para poder aplicar las ideas y recomendaciones que les vayan llegando directamente desde la dirección o por medio de sus superiores más directos.
En muchas ocasiones estas medidas vienen impuestas por los avances en la legislación ambiental y se hace necesario establecer métodos eficaces para la aplicación de los cambios en el menor tiempo posible, así que es fundamental:
1. Coordinar la actuación de los mandos: En el caso de que el jefe o jefes de personal no coincidan con la figura del responsable ambiental, estos deberán mantener una comunicación fluida para que las decisiones sobre las medidas a aplicar y la forma de hacerlas llegar a los trabajadores, estén consensuadas en todo momento y no se produzcan desajustes que conduzcan a la producción de errores o a la ineficacia del modelo.
2. Planificar la formación: Para que los trabajadores de la empresa asimilen adecuadamente las nuevas medidas ambientales a implantar, es necesario que se establezca un programa de formación definiendo las horas más adecuadas para llevarlas a cabo, los medios empleados (clases presenciales, teleformación, manuales didácticos…), a que departamentos se dirige…
3. Realizar un seguimiento continuo: Por medio de instrucciones técnicas y con la supervisión del jefe de personal, se garantiza que los empleados no olviden lo aprendido durante la fase de formación y se facilita la incorporación eficiente de esos nuevos conocimientos en sus técnicas de trabajo.
4. Corregir deficiencias: En todo proceso de aprendizaje se producen fallos durante la fase de aplicación de las nuevas herramientas de gestión, los trabajadores deberán transmitir sus dudas sobre el procedimiento a sus superiores, o los errores cometidos si es que han llegado a producirse, y éstos deberán resolver esas consultas o poner los medios para corregir los fallos producidos.
Pero la comunicación descrita en las líneas anteriores es interna, es decir, aquella que se desarrolla entre los diferentes departamentos y empleados, dentro de la propia organización. Sin embargo existe otro tipo igual de importante, la externa, que es la que se produce entre la propia empresa y los agentes externos afectados por la implantación de esa nueva política ambiental (habitantes del entorno, administraciones públicas, proveedores, subcontratas…).
Es muy deseable que el gestor ambiental de la empresa establezca un método para la relación directa con estos agentes externos, que debe estar basado en el siguiente esquema:
1. Recibir: Estableciendo un sistema para la recepción efectiva de todas aquellas comunicaciones que provengan del exterior, por medio de un buzón de sugerencias, hojas de recomendaciones, teléfono de consultas, correo electrónico…
2. Registrar: Todas las comunicaciones que reciba la organización deberán ser convenientemente archivadas, conforme a su antigüedad, estableciéndose previamente un periodo mínimo de conservación de las mismas.
3. Responder: En todo caso, la organización deberá responder a sus autores sobre aquellas consultas y requerimientos que hayan formulado por las vías de comunicación establecidas. En caso de que el agente externo no haya quedado satisfecho con la respuesta, podrá iniciar de nuevo el ciclo formulando nuevamente su observación.
Por tanto, la comunicación (tanto interna como externa) es una herramienta fundamental para alcanzar los objetivos establecidos a partir de la política ambiental de la empresa, si los miembros de una organización y los de las otras empresas con las que se trabaja incorporan en su actividad las premisas dictadas por la dirección, y si se mantiene una comunicación fluida con los agentes externos, para la corrección de deficiencias y la mejora continua del método de trabajo, la aplicación de las medidas ambientales podrá ser un éxito, en caso contrario difícilmente se podrán alcanzar las metas que se persiguen con el cambio en el modelo de gestión.
