Las Especificaciones

Las especificaciones son las características de un producto. Estas características no se limitan únicamente al producto en sí, sino que deben incluir aspectos del servicio e, incluso, los relativos al proceso de fabricación del proveedor.

La empresa debe tener claramente definidas las especificaciones de los productos y servicios que compra, fundamentalmente las de aquellos que afectan en mayor medida a la calidad del producto que fabrica. Los principales grupos de estos productos y servicios son los siguientes.

• Materias primas. Son los productos, piezas, elementos o subconjuntos utilizados por la empresa para fabricar un producto.

• Materias auxiliares. Son aquellas que se añaden a lo largo del proceso de fabrica­ción, bien al producto en curso, bien a la maquinaria: aceite, tintas, cola, almidón, fuel, etc.

• Material de envase y embalaje. Son los elementos utilizados para conservar el producto, para agruparlo y para transportarlo: bolsas, tarros, botellas, paquetes, cajas, palets.

• Repuestos. Piezas destinadas a sustituir a las utilizadas en las máquinas en caso de avería, rotura o fatiga.

• Almacenamiento. Servicio de depósito en almacenes ajenos a la empresa utilizados para conservar el producto.

• Transporte. Servicio de transporte de producto terminado realizado por otras empresas.

Las especificaciones de compra se formalizan por escrito en fichas o cuadernos de especificaciones. Estas fichas o cuadernos incluyen, para cada producto:

• Descripción del producto: nombre, código, identificación.

• Características básicas del producto: dimensiones, composición, planos.

• Características de comportamiento: vida útil, resistencia a la compresión, capacidad de resistencia a tratamientos, resistencia al choque.

• Características del embalaje: dimensiones de la caja, unidades por caja, dimensiones del palet, unidades por palet.

• Controles a realizar por el proveedor: descripción de los controles y envío de los resultados.

• Características del servicio: tipo de transporte (camión, tren, refrigerado), plazo de entrega.

• Requisitos administrativos y legales: disponer de los permisos y certificados exigidos por la ley.