Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

Son documentos que describen la forma específica de llevar a cabo una actividad. Los procedimientos se utilizan para aquellas actividades en las que se encadenan va­rias operaciones e intervienen distintas personas o departamentos de la empresa (por ejemplo, procedimiento de compras). Las instrucciones de trabajo se utilizan para describir una operación concreta, normalmente asociada a un puesto de trabajo (por ejemplo, arranque de una máquina troqueladora).

Un sumario-tipo de un procedimiento o una instrucción tiene los siguientes apartados:

1. Objeto y ámbito de aplicación. Departamentos de la empresa (producción, almacen, personal, etc.) o puestos de trabajo (maquinista troqueladora, carretillero del almacén, administrativo) afectados.

2. Documentos de referencia. Normas, especificaciones, otros procedimientos.

3. Definiciones específicas. Aquellas palabras o abreviaturas que sea necesario ex­plicar.

4. Descripción de la actividad. Qué debe hacerse; quién debe hacerlo; cuándo, cómo y dónde hacerlo; equipos, materiales y documentos a utilizar; cómo debe controlarse; qué registros se utilizan.

5. Anexos. Toda aquella información que ayude a entender el procedimiento (diagramas de flujo, registros, planos, etc.).

En los procedimientos es conveniente incluir diagramas de flujo que expliquen de una manera gráfica las distintas operaciones. Los diagramas de flujo Son representaciones esquemáticas de una actividad, en las que figuran las distintas operaciones a realizar y los responsables de llevarlas a cabo.

A continuación se presenta un ejemplo del diagrama de flujo de un procedimiento de gestión de documentos.

REGISTROS

Son documentos que proporcionan pruebas de que se ha realizado una actividad o los resultados obtenidos. En una empresa hay muchos tipos de registros. Los más habituales son:

• Partes: parte diario de producción; parte de expediciones; parte de laboratorio; etc.
• Albaranes de entrada y salida de almacén.
• Pedidos de compra a proveedores; pedidos de clientes.
• Resultados de controles o ensayos.

Los registros pueden estar escritos en papel o sobre soporte informático.

En las auditorías de sistemas de calidad, los registros son el elemento fundamental utilizado por los auditores para comprobar que se cumplen los procedimientos e instrucciones de trabajo.

REQUISITOS DE UN SISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

El modelo descrito en la norma UNE-EN-ISO 9001 divide los requisitos que debe tener un sistema de aseguramiento de la calidad en 20 apartados. Estos requisitos pueden agruparse por el ámbito de la empresa al que van dirigidos en:

Requisitos transversales (afectan a toda la empresa).

• Sistema de la calidad (punto 4.2).
• Control de la documentación y de los datos (punto 4.5).
• Acciones correctoras y preventivas (punto 4.14).
• Control de los registros de la calidad (punto 4.16)
• Auditorías internas de la calidad (punto 4.17).
• Formación (punto 4.18).
• Técnicas estadísticas (punto 4.20).

Requisitos del proceso (afectan fundamentalmente al proceso de fabricación control).

• Control de los productos suministrados por los clientes (punto 4.7).
• Identificación y trazabilidad de los productos (punto 4.8).
• Control de los procesos (punto 4.9).
• Inspección y ensayo (punto 4.10).
• Control de los equipos de inspección, medición y ensayo (punto 4.11).
• Estado de inspección y ensayo (punto 4.12).
• Control de los productos no conformes (punto 4.13).

Requisitos del resto de departamentos (afectan a departamentos concretos de empresa).

• Responsabilidades de la dirección (punto 4.1).
• Revisión del contrato con clientes (punto 4.3).
• Control del diseño (punto 4.4).
• Compras (punto 4.6)
• Manipulación, almacenamiento, embalaje, conservación y entrega (punto 4.15).
• Servicio postventa (punto 4.19)

En el esquema siguiente se representa el ámbito de influencia de cada uno de los 20 puntos de la norma UNE-EN-ISO 9001, en la relación cliente-empresa-proveedor.