Herramientas y Técnicas del Proceso de Identificar a los Interesados – Mapeo de los Interesados

El proceso de mapeo es posiblemente una de las herramientas más útiles para determinar cómo debemos tratar, gestionar o comunicarnos con algún interesado.

Se basa en uno o varios mapas dependiendo de la información que se tenga o se pueda obtener, así como a los recursos y disponibilidad de los interesados mismos.

Para obtener información se deben realizar cuestionarios estandarizados (para todos los interesados y preferentemente sancionados a nivel organización, sea hechos internamente o con una consultora especializada) enfocados al interés que muestre el interesado en el proyecto, la influencia que pueda ejercer en otros hacia el proyecto, las acciones que pudiera ejercer hacia el proyecto dada su posición organizacional, y el impacto que sus acciones, influencia y/o poder pudieran darse sobre el proyecto.

El mapa poder-interés nos indica qué podría hacer o no un interesado en función de su posición y atribuciones con respecto a lo que le interese en proyecto en función de lo que le pueda o no afectar.

El mapa poder-influencia nos indica qué podría o no hacer un interesado en función de su posición y atribuciones con respecto a cómo puede hacer cambiar de opinión a otros interesados o no en el proyecto y que éstos eventualmente pudieran realizar acciones que cambien el curso del proyecto.

El mapa impacto-influencia nos indica los efectos reales que las acciones derivadas de cambios o no de la opinión y/o acciones de diversos interesados, sea por su propio juicio o derivado de alguna influencia externa.

El mapa más utilizado es el de poder-interés, ya que es el más fácilmente medible, puesto que se basa en situaciones objetivas o de respuesta directa del interesado, en los otros casos hay que realizar un análisis, sea por el mismo interesado o por otros y se presta a alguna subjetividad.

Considerando este caso (y en realidad las acciones generales a seguir son muy similares), se puede dividir el mapa en 4 cuadrantes para definir los cursos de acción generales a seguir por el equipo de proyecto en función del sentir del interesado.

• Alto poder - alto interés. Gestionar atenta y cercanamente. Es el grupo más importante porque puede afectar positiva o negativamente al proyecto, al punto de ser los definidores sobre el éxito o fracaso del mismo. Hay que analizarlos a detalle y en función de sus intereses y expectativas, cubrirlas lo más posible, incluso asignando algún miembro del equipo a darle seguimiento personal a las necesidades de dicho interesado. El rol del Director de Proyecto es estar muy al pendiente de estas necesidades (incluso darles seguimiento personal).
• Alto poder - bajo interés. Mantener satisfecho. Determinar exactamente qué es lo que necesita para estar conforme e incluso apoyar al proyecto. Tal vez no lo haga con mucho ánimo, pero no se opondrá. Sería conveniente buscar la forma de aumentar su interés en forma positiva.
• Bajo poder - alto interés. Mantener informado. Sin hacer mucho esfuerzo y considerando que pudiera aumentar en algún momento su poder, conviene tenerlo informado hasta donde sea posible y los recursos para esto alcancen. Y en lo posible aprovechar su interés para que apoye desde su posición al proyecto.
• Bajo poder - bajo interés. Solamente monitorear. Verificar su estado respecto al poder y si cambia, ajustar su modo de gestión. Si cambia per sé a alto interés, se ajusta igualmente su gestión, pero no sería algo que se busque activamente.

Otra forma de mapeo, más compleja, es utilizando una matriz de prominencia, también denominado Salience Model.

1. Durmiente. Alguien que podría afectar al proyecto, pero que de momento no muestra ni interés ni tiene el derecho de involucrarse.
2. Discreto. Alguien que puede involucrarse con el proyecto, pero que no tiene la suficiente posición jerárquica ni el interés de hacerlo.
3. Demandante. Alguien que tiene alguna situación respecto al proyecto que lo afecta, pero no tiene ni la posición jerárquica ni el derecho de involucrarse.
4. Dominante. Alguien con poder y derecho para involucrarse con el proyecto, pero de momento no es de su interés hacerlo, conviene convencerlo de tener un interés positivo en el proyecto.
5. Peligroso. Alguien con poder y urgencia de hacer algo respecto del proyecto, pero que no tiene relación directa con el proyecto. Si es adverso al proyecto hay que tomar acciones de gestión correctiva.
6. Discreto. Alguien que tiene el derecho de involucrarse con el proyecto y el interés, pero no la posición jerárquica para hacerlo.
7. Definitivo. Alguien que tiene tanto el poder, el derecho y el interés de involucrarse con el proyecto. En todos los casos hay que procurar que éste interesado esté a favor del proyecto.
8. No interesado. Fuera de los círculos de influencia. En ciertas circunstancias convendría analizar su potencial para verificar si vale la pena incluirlo (haciéndolo interesado) en el proyecto.