Determinación de las existencias mínimas y máximas (I)
En las empresas industriales, las necesidades de materias primas y suministros para consumo y de artículos terminados para la venta, no se conocen con certeza, ya que no existe una seguridad absoluta de que se cumplan las estimaciones debido a las fluctuaciones que se dan a través del tiempo. Normalmente, la demanda de productos terminados, es decir la venta, es la que experimenta mayores variaciones. En cambio, el consumo de materias primas y suministros, que depende de la planeación de la producción, y por lo tanto es más controlable por la empresa, es mucho más predecible. Por otra parte, el tiempo de espera requerido para recibir los artículos pedidos, también está sujeto a variaciones.
De lo anterior se desprende que tanto la demanda de los artículos producidos o terminados, el consumo de los materiales y suministros y el tiempo para recibir los pedidos, fluctúan ordinariamente en forma que no la pueden predecir completamente de antemano quienes toman las decisiones sobre los inventarios.
Debido a tales fluctuaciones no es posible permitir que el inventario se reduzca a cero antes de recibir un nuevo pedido, como podría hacerse si la utilización, las necesidades para la venta y el tiempo de espera se conocieran con certeza. En los casos en que esos factores sean relativamente constantes y predecibles de antemano, se puede utilizar el modelo de la dimensión óptima de pedido expuesto en el literal anterior, el cual da una solución al problema de los inventarios.
Debido a la incertidumbre, muchas empresas se cubren de las fluctuaciones manteniendo un margen o inventario de seguridad; de tal manera que pueda satisfacer la demanda de los productos que fabrica; de otro modo, correrán mucho riesgo de quedarse sin poder atender adecuadamente sus clientes.
En el caso de productos terminados puede ocurrir que la clientela compre a la competencia y no vuelva a comprar a la empresa. En el caso de los materiales y suministros, el costo de quedarse sin existencias ocasiona demoras o suspensiones de la producción. Este último es más visible y puede cuantificarse con mayor facilidad que el costo que ocasiona la carencia de artículos terminados, pero también este último puede estimarse.
Si el inventario no está disponible cuando se necesita debido a factores internos o externos ocurrirá un agotamiento de existencias, lo que puede ocasionar una notable disminución en las utilidades, y posiblemente hasta pérdida. El término Inventario de Seguridad se refiere al inventario adicional que se mantiene como una protección o reserva contra la posibilidad de que ocurran agotamientos o faltantes de existencias.
La decisión de mantener un Inventario de Seguridad implica equilibrar los costos de quedarse sin existencias con los costos de tener existencias excesivas, esto debido a que como se hizo notar en literales anteriores, un inventario grande de existencias de seguridad significa mayores costos cargados al mismo y por otra parte que las existencias de seguridad disminuyen el costo de agotamiento de los inventarlos.
La decisión sobre la cantidad de existencias de seguridad que debe mantenerse, con las cuales la empresa obtenga costos totales mínimos, es bastante difícil. Uno de los enfoques para la solución a este problema es mediante el empleo de las probabilidades.
Conociendo la distribución de probabilidades de la demanda o consumo futuro se puede encontrar el equilibrio de los costos. Por ejemplo, asumiendo que se conoce las probabilidades de consumo de un artículo durante un periodo determinado y las cuales son las siguientes:
