La gestión de stock para demanda independiente y demanda dependiente (III)

Cuestiones Gerenciales.

A continuación exponemos tres cuestiones que afectan la administración de los inventarios con demanda independiente: la toma de decisiones rutinarias sobre inventarios, la determinación del rendimiento del sistema de los mismos, y el momento de su aplicación, y que han sido extraídas de Vollmann.

Decisiones rutinarias sobre inventarios.

Básicamente, sólo se necesitan tomar dos decisiones en la administración de los inventarios con demanda independiente.: cuánto pedir (tamaño) y cuándo hacerlo (momento). Estas dos decisiones se toman de manera rutinaria con cualquiera de las cuatro reglas de decisión para el control de inventarios en la figura 18. Éstas comprenden la colocación de pedidos ya sea por cantidades fijas o variables, con un tiempo fijo o variable entre los pedidos. Por ejemplo, bajo la regla de punto (Q, R) de reorden, se coloca un pedido por una cantidad fija (Q) siempre que el nivel de existencias llegue a un punto de reorden (R). De manera similar, bajo la regla de S, T, se coloca un pedido una vez cada T períodos por una cantidad igual a la diferencia entre el saldo de existencias actual y un nivel deseado de inventario (S) al recibir la orden de reabastecimiento.

El uso eficaz de cualquiera de estas reglas de decisión implica determinar correctamente los valores de los parámetros de la regla de decisión (por ejemplo, Q, R, S y T).

Determinación del desempeño del sistema de inventarios.

Un aspecto gerencial clave en determinar el desempeño del sistema de control de inventarios. Ya se mencionó qué tan grande puede ser la inversión en el inventario. El tamaño de dicha inversión es una medida visible del desempeño. Debido a esto, algunos gerentes sólo especifican metas de reducción de inventario como una medida del desempeño. Sin embargo, esto es demasiado simplista; no refleja los compromisos entre la inversión en el inventario y otros beneficios o actividades en la empresa.

Una medida común del desempeño del inventario, la rotación del inventario, relaciona los niveles de éste con el volumen de ventas del producto. La rotación del inventario se calcula como el volumen de ventas anual entre la inversión promedio en el mismo. Así, un producto con un volumen de ventas anual de $200,000 y una inversión promedio en inventario de $50,000, tiene una rotación de inventario igual a 4. Es decir, éste se reemplazó (tuvo una rotación) cuatro veces durante el año.

La rotación se utiliza con frecuencia para comparar el desempeño de una empresa particular con el de otras del mismo ramo, o para monitorear los efectos de un cambio en las reglas de decisión sobre el inventario. Una alta rotación de éste sugiere una elevada tasa de rendimiento sobre la inversión en inventarios. No obstante, aunque relaciona el nivel de éstos con la actividad de ventas, no refleja los beneficios de tener uno.

Para aprovechar un beneficio importante del inventario, algunas empresas emplean el servicio a clientes para evaluar el desempeño de su sistema de inventarios. Una medida común de servicio a clientes es la tasa de cobertura (el porcentaje de unidades disponibles de inmediato cuando los clientes las solicitan).

Así, una tasa de cobertura de 98% significa que sólo un 2% de las unidades no estuvieron disponibles cuando el cliente las solicitó. Una tasa de cobertura de 98% es aceptable, no así el 2% de clientes insatisfechos. Además, puede representar un servicio más pobre que el que ofrecen los competidores. Algunas empresas utilizan ahora una medida de insatisfacción para mejorar continuamente el servicio al cliente.

Se pueden emplear otras medidas de servicio a clientes relacionados con el inventario, pero todas tratan de formalizar los compromisos entre los costos y los beneficios. Entre las alternativas se tienen el porcentaje de artículos diferentes solicitados que estuvieron disponibles; el número de veces que se tuvieron faltantes durante un período, el tiempo transcurrido antes de contar con el artículo, y el porcentaje de clientes perjudicados por falta de las existencias. Las medidas correctas dependen de las razones para tener inventario, es decir, la importancia del artículo, la naturaleza del negocio y la estrategia competitiva de la empresa.

Momento de la aplicación.

Después de las reglas de decisión y las medidas de desempeño apropiadas, la tarea crítica de la gerencia consiste en mejorar el desempeño del inventario. La aplicación oportuna de algunos cambios es importante. Los procedimientos informales pueden ser bastante eficaces para el manejo de los inventarios en un almacén a pequeña escala, pero a medida que aumentan el número de productos y los volúmenes de ventas, se necesitan métodos más formales para el control de inventarios a fin de asegurar un crecimiento continuo. Hacer mejoras adicionales puede justificarse a medida que crece el negocio y evoluciona la tecnología de la administración de inventarios.

Algunos conceptos acerca de los inventarios exigen nuevas actitudes mentales, como distinguir entre una demanda dependiente y una independiente. Otros conceptos requieren nuevos objetivos organizacionales, y cambios de funciones en toda la empresa. Estos dos aspectos deben considerarse de manera explícita al determinar el momento de la implantación.

Una advertencia final para la puesta en práctica, en especial para sistemas de cómputo altamente automatizados, es que en primer lugar los sistemas básicos deben estar instalados. Si la exactitud de los inventarios es deficiente, la computarización sólo ayuda a cometer errores a la velocidad de la luz.

Si el almacén hoy en día funciona con base en un conocimiento informal, o si los vendedores retienen algún inventario para “sus clientes”, en un sistema formal no es de ayuda. Las disciplinas y los conocimientos básicos deben haberse instalado antes de que se desarrollen reglas formales de decisión.