Introducción y Objetivos

“Toda actividad humana organizada –desde la alfarería hasta poner a un hombre en la luna- procede de dos requerimientos fundamentales y opuestos: la división del trabajo en tareas diversas, y la coordinación de estas tareas para realizar la actividad realizada. La estructura de la organización puede ser definida simplemente como la manera en la que el trabajo se divide en distintas tareas y se logra la coordinación entre ellas”. Mintzberg, 1983.

1.- INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

La división realizada por la escuela clásica de la administración distingue seis funciones básicas en la empresa: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. Según Fayol “ninguna de las cinco primeras funciones mencionadas tiene la tarea de formular el programa de acción general de la empresa, constituir su cuerpo social, coordinar los esfuerzos ni armonizar sus acciones. Las funciones técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, y de contabilidad no gozan de dichas atribuciones, pues éstas constituyen otra función, designada habitualmente con el nombre de administración” (Fayol, en Chiavenato, 1999, pág. 91)

El punto de vista de Fayol ha sido completado, y actualmente se denominan áreas de administración a las funciones básicas enumeradas por él. Así, las funciones administrativas se conocen con el nombre de administración general; las técnicas reciben el nombre de área de producción, manufactura u operaciones; mediante área de ventas o marketing se denomina a las funciones comerciales; y, finalmente, las antiguas funciones contables han pasado a llamarse área financiera. Hay que añadir a las anteriores un nuevo área, la de recursos humanos.

Por otra parte, actualmente el concepto de administración se considera un proceso, esto es, el ejercicio de una serie de actividades interrelacionadas cíclicamente en un esquema lógico en el que unas actividades preceden a otras. Dicho proceso puede representarse mediante la figura 1, que ilustra el enfoque de sistemas de la administración. Dicha figura sirve para centrar el tema de nuestra atención en relación a los restantes del curso, pues ubica la función de organización dentro del proceso general de administración.

En el tema nos vamos a preocupar por conocer cómo se diseña la estructura de una organización. Primero aclararemos las diferentes acepciones del vocablo organización, hasta llegar al estudio de la función de organización como un proceso para construir la estructura organizativa. Para ello han de conocerse los principios del diseño organizativo y, a continuación será posible profundizar en el diseño de la estructura. Finalmente, el estudio de las principales configuraciones de estructura organizativa se mostrará como la aplicación práctica del diseño organizativo.

2.- CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Es habitual cuando se inicia el estudio de cualquier termino, definir su aspecto semántico, es decir, llevar a cabo una delimitación y definición del objeto que se desea explicar. Estimamos que es aún más importante si se tiene en cuenta que el concepto es susceptible de diversas interpretaciones que pueden dar lugar a equívocos.

Este es el caso del termino organización, que puede emplearse con diversas acepciones. El Diccionario de la Real Academia Española (RAE) incluye dos significados para el término válidos al hablar de la empresa en general: “acción y efecto de organizar u organizarse” y “conjunto de personas con los medios adecuados que funcionan para alcanzar un fin determinado”.

Así para el propósito de esta explicación también recogemos las siguientes acepciones del RAE para la palabra organizar: “establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando los medios y las personas adecuados”, “disponer y preparar un conjunto de personas, con los medios adecuados, para lograr un fin determinado” y “preparar alguna cosa disponiendo todo lo necesario”.

Por tanto, de las definiciones anteriores, se puede observar como tanto el término organizar como el vocablo organización, incluyen los siguientes aspectos:

• La conducta de todos los participantes
• El sistema total de relaciones (incluyendo las sociales y culturales)

Desde una perspectiva académica, podemos delimitar los diversos significados del término organización tal y como lo hacen Bueno, Cruz y Durán (1991, págs. 166-167) y Aguirre Sádaba (1992, págs. 465-466), que basándose en la obra de Lussato (1976, pág. 20) lo abordan desde tres niveles de abstracción del comportamiento humano con relación a otros tantos niveles del lenguaje:

1. Nivel de la experiencia inmediata, al que corresponde el sentido material del vocablo (lenguaje objeto), y que consiste en describir la realidad tal y como se presenta. Desde esta perspectiva, la organización es el conjunto de elementos ordenados para la consecución de un fin común, o sea, consiste en la visión de la empresa como organización.
2. Nivel de la reflexión teórica y de la generalización a partir de la experiencia. Este nivel está relacionado con las diferentes propuestas realizadas por los teóricos y que han ido conformando lo que se conoce como “Teorías de la Organización”. Se trata, por tanto, de determinar leyes y principios que conforman una situación del saber en un momento histórico.
3. Nivel de la puesta en práctica de la reflexión teórica, que corresponde al sentido inmaterial del vocablo organización, que está directamente relacionado con “la acción y efecto de organizar o conjunto de acciones que se desarrollan en el seno de la organización (material) para ordenar sus elementos estableciendo las relaciones, dependencias e interacciones adecuadas a las finalidades propuestas” (Aguirre Sádaba, 1992, pág. 465).

Por otra parte, Chiavenato (1999, págs. 94 y 235) basándose en la diferencia entre los términos administración y organización realizada por Fayol, distingue dos acepciones para la palabra organización: organización como entidad social, orientada a alanzar objetivos específicos y estructurada deliberadamente; y la organización como función administrativa y como parte del proceso administrativo.

En la organización como entidad social las personas interactúan entre si con el fin de alcanzar objetivos concretos. Es un concepto amplio que abarca a cualquier actividad humana realizada con el propósito de alcanzar determinados objetivos, y por tanto, las empresas podrían contemplarse desde este punto de vista.

En cuanto a la segunda de las acepciones dada por Chiavenato, la palabra organización se identifica con el acto en si de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos responsables de ellos, estableciendo sus relaciones y fijando sus competencias, de ahí que se hable de la organización como función administrativa y parte del proceso administrativo.

Conocidas las diversas acepciones del término organización utilizaremos en el desarrollo del tema la acepción del vocablo en el sentido inmaterial del mismo: la función administrativa de organización. Por tanto, profundizaremos en el tercer nivel de reflexión del que habla Lussato, dejando a un lado tanto el sentido material del vocablo como el de las Teorías de la Organización.

La función de organización puede definirse como:

“El diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de los roles que debe cumplir cada persona integrante de la empresa así como de las relaciones que se establecen entre ellas” (Rodrigo Illera, 1994, pág. 156).

“Proceso por el que los mandos de la empresa –una vez formulados los planes- combinan los recursos materiales y humanos para establecer una estructura formal de tareas y autoridad” (De Miguel Fernández, 1993, pág. 425).

“La función de organización constituye la segunda fase del proceso de dirección. Así como la función de planificación genera un objetivo al que ha de dirigirse la empresa, la función de organización hace posible que estos planes se lleven a efecto de forma conjunta y colectiva entre todos los elementos del sistema” (Pérez Gorostegui, 1997, pág. 29) y por organizar entiende “dividir el trabajo entre las personas y los grupos y coordinar sus actividades” (Pérez Gorostegui, 1997, pág. 30).

“La función administrativa de organización es la parte de la administración que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa, en el sentido de asegurar que se asignan todas las tareas para lograr los objetivos y que se eligen las personas adecuadas para realizarlas” (Aguirre Sádaba, 1992, pág. 488).

Por último, hemos de resaltar que hasta el momento se ha estado considerando dentro del concepto de organización a la estructura formal, como conjunto de órganos y tareas, si bien es conocido que también la organización representa un sistema social, un conjunto de roles sociales u organización informal. Por ello es habitual en la literatura de organización la distinción entre organización formal e informal, siendo conveniente delimitar el contenido de estos conceptos.

AUTOR: PROFESOR DOCTOR ÁNGEL CERVERA PAZ.

Profesor de la Universidad de Cádiz. España