Ciclo de Vida de un Programa de Proyectos
Una característica de un Programa se consideraba que podría durar por tiempo indefinido, es decir, que no estaba acotado en el tiempo. La realidad es que está acotado por el logro del fin para el cual fue diseñado, aunque ese fin pudiera extenderse como un beneficio a través del tiempo.
De ahí que igualmente para entender cómo funciona un Programa, las mejores prácticas en Dirección de Proyectos no indican que hay que segmentarlo en fases. Y para este caso estas fases son comunes a todos los programas, ya que lo que los hace programas es la estructura administrativa o de gestión y no la disciplina o disciplinas que lo componen.
Las fases, de acuerdo al Estándar de Dirección de Programas (Project Management Institute. Standard for Program Management, (2013) 3ª. Ed. Newton Square, PA, EEUU) son:
- Definición del Programa.
- Entrega de los beneficios del Programa.
- Cierre del Programa.
En la Definición del Programa se define primero el fin u objetivo global del Programa, se define luego qué proyectos u otros componentes son necesarios para lograr el fin propuesto, cuándo entrarían y dónde se definirían dentro de la estructura organizacional, así como lo relativo a sus recursos (que es este caso puede ser manejado a nivel Alta Dirección o nombrar una comisión especial para dicho Programa).
La Entrega de Beneficios implica el desarrollo, ejecución y entrega de beneficios de los proyectos y/o componentes del Programa.
Es posible que varios componentes terminen antes que otros y sus beneficios no estén todavía complementados con otros para así lograr el objetivo global del Programa.
En esta etapa se lleva el control de los proyectos a nivel de mapa de ruta sobre el cumplimiento de los entregables principales.
El Cierre del Programa se va dando conforme varios de los componentes y/o proyectos se van cerrando, asegurándose que dicho cierre se lleva a cabo conforme a las mejores prácticas de Dirección de Proyectos, así mismo, asegura hacia el final del cierre de los últimos proyectos, el ensamblaje del beneficio final global que es el objetivo del Programa, además de asegurarse que dichos beneficios tengan un proceso de transferencia hacia el futuro, es decir se continúen a pesar de ya no estar el Programa como tal en efecto.
