Funciones Fundamentales de la PMO
¿Cuáles son las actividades que realizan las PMOs y que las pueden hacer realmente importantes para una organización?
Si bien es cierto que estas actividades, pueden variar según la organización que ejecuta los proyectos y en su caso promueve que haya o no una PMO, hay varias que son las más comunes y que dan un especial valor agregado a esta Oficina. Enumero a continuación algunas de ellas:
- Tener definida e implementada una metodología de administración de proyectos. La oficina debe ser la encargada de regular la forma y estrategia de la dirección de proyectos en los proyectos de la organización. Si cada proyecto utilizara su propia metodología y sobre todo una metodología o prácticas no alineadas con las estrategias organizacionales, no se podría determinar cómo en conjunto los proyectos están contribuyendo a los objetivos organizacionales. No habría forma de comparar los indicadores claves de desempeño y verificar el uso adecuado de los recursos organizacionales en función de los beneficios obtenidos.
- Ejecutar la gobernabilidad de proyectos. La oficina es la encargada de coordinar los esquemas y estrategias de toma de decisiones respecto de los proyectos. No quiere decir que tome todas las decisiones, tomará algunas, pero sí que definirá y se asegurará que los canales adecuados estén implementados para la toma de decisiones a nivel directivo, y luego para asegurar que dichas decisiones son comunicadas e implementadas adecuadamente al nivel del proyecto que corresponda.
- Administrar los recursos. La oficina tendría como una de sus funciones más importante el determinar si los recursos han sido utilizados adecuadamente, tanto los recursos materiales, los financieros (en función de cómo opere la organización sus finanzas) y los mismos recursos humanos, en forma tal que haya un adecuado aprovechamiento a nivel global de la organización y una sincronía en su utilización.
- Manejar los procesos de tutorío, “coaching” y mentorías. La oficina debe poder disponer de personal altamente capacitado, interno o externo, cuyas funcionen sean el capacitar, apoyar, y en su caso formar, al personal de proyectos, haciendo crecer el uso y aprovechamiento de las prácticas y metodologías de dirección de proyectos, por ende, apoyando el aumento en la madurez organizacional en esta área. Esto se enfoca tanto en áreas técnicas como en habilidades suaves tales como coaching, comunicación, escucha atenta, conocimiento de la organización y de sus políticas, y habilidad para influir en otros.
- Gerenciar del portafolio de proyectos. En función de la madurez de la organización en la cultura de dirección de proyectos, la oficina apoyará los procesos de identificación, selección, priorización, alineamiento y ejecución de los proyectos seleccionados dentro del portafolio organizacional de proyectos, que deberán estar enfocados al cumplimiento de los objetivos estratégicos organizacionales.
- Definir y promover las herramientas de dirección de proyectos. Como parte del fomento de cuna cultura en dirección de proyectos a nivel organizacional, la oficina apoyará el uso de técnicas y herramientas de dirección de proyectos, así como de herramientas de apoyo a las mimas (por ejemplo, herramientas informáticas). Si bien, no necesariamente como parte de una metodología, pero sí como elementos que faciliten el proceso de dirección del proyecto y por tanto su potencial éxito y el cumplimiento de sus entregables y sus beneficios. La oficina también se encargará de capacitar al personal de proyecto para el adecuado uso y aplicación de estas herramientas y técnicas.
- Evaluar el desempeño de los proyectos. La oficina coordinará los esfuerzos para la implementación y medición de indicadores claves de desempeño a modo de evaluar adecuadamente el cumplimiento de los objetivos, hitos y entregables de los proyectos; a modo de cumplirlos en tiempo y forma, hacer las adecuaciones y cambios necesarios para que esto suceda y para aumentar el nivel de madurez organizacional en la cultura de dirección de proyectos.
- Entrenar, capacitar y educar al personal de proyectos e interesados requeridos. La oficina debe tener una estrategia, y los planes necesarios para capacitar al personal de proyectos y a los interesados que lo requieran tanto en las áreas de dirección de proyectos como en las áreas técnicas inherentes de cada proyecto. Si bien la oficina no posee el total de ese conocimiento en detalle, si deberá contar con la estrategia adecuada para que se pueda realizar.
- Dar apoyo al proceso de planificación. Considerando que una mala planificación siempre lleva a una ejecución equivocada, la oficina apoyará todos los procesos de planificación, considerando el conocimiento, experiencia y juicio de expertos de sus propios integrantes, así como los de la cartera de expertos que debe tener registrados; además del uso y diseminación adecuados de las Lecciones Aprendidas de proyectos anteriores.
- Fomentar, fortalecer y facilitar las relaciones con clientes. La oficina debe ofrecer todo el apoyo en estrategias y procesos de comunicación entre el patrocinador, el director del proyecto y los clientes y/o usuarios finales, recopilando así mismo estas comunicaciones e interacciones a modos de aconsejar cursos de acción que beneficien en forma global al proyecto y a la organización.
- Establecer estándares y métricas para medir el desempeño de todos los proyectos. La oficina deberá, con base en su experiencia y conocimiento, definir cuáles serían los mejores estándares y métricas para medir los proyectos organizacionales, a modo de poder evaluar la contribución de estos a los objetivos estratégicos organizacionales, a la vez de apoyarlos para mejorar su propia gestión.
- Apoyar el desarrollo de un plan de vida o de desarrollo profesional en dirección de proyectos dentro de la organización. La oficina debe llevar un registro adecuado del desempeño de cada uno de los integrantes de los diferentes equipos de proyecto, tanto en su quehacer relacionado al proyecto como en sus aportaciones generales organizacionales, a sus propios procesos de capacitación, a la evolución que muestre en habilidades suaves, a modo que pueda apoyar su promoción dentro de la organización, sea en puestos de más responsabilidad, o esquemas de recompensa previamente establecidos.
- Establecer, gestionar y administrar la relación con sus subcontratistas y suministradores de equipo y materiales. En muchas organizaciones el área de proveeduría está coordinada desde un área específicamente asignada para ello; sin embargo, el director de proyecto y su equipo deben darle seguimiento preciso y cercano a todos los proveedores, a modo de asegurar que sus propios planes de proyecto en proveeduría esté acordes a los de los proyectos de la organización (eso por ejemplo incluiría visitas a las instalaciones del proveedor en varias instancias para asegurarse que el bien o servicio están cumpliendo las expectativas y requerimientos solicitados para nuestro proyecto). Sin dejar fuera al área de adquisiciones, es necesario este acercamiento para asegurar lo más posible que estas tercerizaciones no afectarán el desempeño de nuestro proyecto.
- Efectuar la recuperación de proyectos con problemas. La oficina, con base en sus controles y monitoreo de los proyectos, pueden proyectar anticipadamente los retrasos en los proyectos y especificar acciones para evitar o mitigar estos impactos. Por otro lado, si a pesar de esta toma de acciones el proyecto cae en una dinámica problemática, la oficina deben tener establecida una estrategia para proyectos problemáticos, en crisis, a modo de determinar apropiadamente las causas y tomar las acciones requeridas para sea restablecer el orden en el proyecto o llevar el proceso a una toma de decisiones que sea lo que menos afecte tanto a los objetivos estratégicos, a otros proyectos y a la organización misma.
