Tipos de PMOs
No existe una denominación o estructura formal fija para definir una Oficina de Dirección de Proyectos; dependiendo de la organización y a veces del tipo de proyecto se les ha dado varias “formas”, “sabores” y “colores”.
Utilizando el término en inglés, PMO, que deja curiosamente menos sabor a ambigüedad, esta estructura, como ya se dijo, está enfocada para crear procedimientos, métodos, técnicas, procesos y herramientas de uso común en todos los proyectos.
La Oficina también funciona, en ciertos casos, como un medio de control para que la Alta Dirección sepa “cómo van los proyectos”, volviéndose como un “área de verificación del avance de proyectos”, sin necesariamente establecer estrategias para modificar las variaciones que se muestren.
Otras PMO son más de imposición directiva, donde se fijan modos operativos, políticas, estrategias e instrucciones directas para implementar y desarrollar el proyecto, además de vigilar y evaluar el desempeño del personal asignado, llegando en varios casos hasta un nivel punitivo en contra de quienes no cumplen con los estándares establecidos para el proyecto.
Existe otra versión de PMO, que por las mismas políticas organizacionales es la más frecuente, y es la de tipo “centro de conocimientos”, que es más como un área que provee la información y capacitación necesaria para el desarrollo del proyecto, tanto a los miembros del equipo como a los interesados que lo requieran; funcionando también como un receptáculo de documentos e información generados durante el proyecto (efectuando una adecuada clasificación de los mismos para facilitar su consulta), pero que no posee autoridad para imponer acciones (en algunos caso sólo sugerirlas), como si fueran consultores externos que proveen la información necesaria para la toma de decisiones pero la decisión final la toma el Director del Proyecto o el Patrocinador.
En algunos casos, personal de PMO participa a “préstamo” en algunos proyectos, retirándolos cuando sus funciones terminan.
Muchas otras PMOs están diseñadas con base en los requerimientos específicos del proyecto y a las necesidades estratégicas y/u operativas de la Alta Dirección, lo que hace, en este último caso, que sus mismas funciones puedan no ser de mucha utilidad para el desarrollo de los proyectos.
