Curva "S"
La herramienta gráfica que mejor nos puede ayudar a dar seguimiento, controlar y por lo tanto, evaluar el desempeño para así aplicar las correcciones necesarias, es la curva de avance o curva “S”. Esta curva representa en un proyecto el avance real respecto al planificado en una fecha de corte determinada, que puede ser la actual o una pasada. La curva recibe el nombre de “S” por su forma, precisamente de dicha letra. Normalmente, al inicio del proyecto hay una tendencia de costos bajos que van siendo acumulados y crecen conforme se ejecuta el proyecto, al final estos costos decrecen. La primera versión de la Curva S se crea a partir del cronograma y del presupuesto inicial aprobados. Posteriormente se deberá actualizar conforme el proyecto avanza y se efectúan cambios según se requiera en el mismo. El objetivo es detectar las desviaciones existentes y tomar medidas para corregirlas.
La curva “S” es una herramienta gráfica de uso muy extendido y de gran simplicidad para el seguimiento y monitoreo del proyecto, ya que sabemos por cada unidad de tiempo definida si lo que se ejecuta de gasto directo o su equivalente en recursos es lo que se planificó. Es igualmente la base para aplicar la metodología del sistema de gestión del valor ganado, utilizada -como se ve en este curso- para determinar atrasos o adelantos en el cronograma y en el presupuesto, pudiendo determinar tendencias y pronósticos de conclusión del proyecto en tiempo y costo.
Esta herramienta tiene la ventaja, por su naturaleza gráfica, de dar fácil visualización del avance del proyecto, a modo que tanto para el director del proyecto, como para su patrocinador, para nuestro cliente u otro interesado de alto nivel, resulta muy sencillo y claro saber cuál es el estado actual del proyecto.
Esto hace que el proyecto se beneficie de tener información de fácil acceso, que es utilizada para lograr un visión integral del uso de los recursos y que, al realizarse se esté cumpliendo con los requerimientos, las normas y las políticas organizacionales, y si fuera el caso, por ser externo a la organización, del patrocinador del mismo. Además de esto, la curva facilita mantener un nivel de confianza y seguridad en la ejecución y seguimiento del proyecto.
Para construir la curva de recursos se deben definir las entradas que darán la información requerida y que será procesada mediante las herramientas y técnicas de Dirección de Proyectos para obtener una matriz que más tarde se empleará para realizar la gráfica.
Como requerimientos previos es necesario:
- Tener documentada y clara la visión de proyecto, su justificación, sus supuestos, sus restricciones, sus riesgos, etc.
- Haber definido el alcance, su descripción, detalles y criterios de aceptación.
- Documentar qué incluye y qué no incluye el proyecto (por qué cosas se consumen recursos y por cuáles no).
- Generar una estimación del coste y otra del tiempo necesario.
Básicamente tener un acta de proyecto, y en lo posible un enunciado del alcance bien definidos y completos.
La gráfica de la curva de avance, debe incluir entre sus elementos, al menos, los siguientes:
- Nombre del proyecto.
- Código del proyecto.
- Fecha inicial del proyecto..
- Fecha final del proyecto
- Valor del trabajo planificado (lo que se planificó se generaría de valor durante la ejecución de los recursos ejercidos en las actividades de ese período, el plan –normalmente un mes).
- Valor de trabajo planificado acumulado (la suma de los recursos ejercidos como gasto de acuerdo al plan).
- Costo real del trabajo realizado (lo que realmente costó la ejecución de los recursos ejercidos en las actividades de ese período -un dato que usualmente da el área de finanzas).
- Costo real del trabajo realizado acumulado (la suma de los recursos ejercidos como gasto de acuerdo al gasto ejecutado).
