Estructura de la presentación
Una buena presentación debe tener diferenciada tres partes: la apertura, el cuerpo y el cierre.
- La apertura
La apertura debe ser breve y de lo primero que hay que hablar es de uno mismo, tenemos que presentarnos: nombre, cargo, en qué somos expertos, etc. Después, contar ese algo que despierte el interés, como una noticia del día, citar una famosa frase, citar un hecho histórico, algo ingenioso... siendo siempre natural, espontáneo, sonriente e, incluso, divertido. Esto debe crear curiosidad y, por supuesto, estar relacionado con el tema del discurso. Otras formas de captar la atención del público son:
- Preguntar directamente a los miembros del público, una pregunta persuasiva y provocativa para que respondan rápidamente: esto hace que la audiencia esté más involucrada y se eliminen esas barreras entre la audiencia y el ponente.
- Cuanto más sorprendente e inesperada sea una presentación mejor, porque el efecto en el público será mayor.
- Poniendo al público en situaciones pasadas en el tiempo o en situaciones futuras.
- Empezar contando una anécdota relacionada con el tema a exponer que sea entretenida y así empatizar con el público.
Después de la apertura se comentará brevemente cuáles son los principales puntos de la exposición, la duración aproximada del discurso, la oportunidad de realizar preguntas, etc.
- El cuerpo
La segunda parte de una presentación es el cuerpo, éste es el argumento de la historia. El tema tiene que estar bien estructurado y la misión es informar, convencer y entretener.
Una forma de mantener a la audiencia despierta sin que se aburra es dividiendo la presentación en varias partes, bien diferenciadas, de forma que el público sea informado de ello cada vez que se pasa a la siguiente parte y, así, van ellos mismos encaminándose hacia las conclusiones finales.
Es importante no alargarse durante el discurso, el cuerpo no debe durar menos de 20 minutos ni sobrepasar los 40 minutos.
Para preparar bien el cuerpo, lo que hay que hacer es hacer una buena estructura del mismo. Es conveniente coger un folio y escribir: los objetivos, el perfil de la audiencia, el título de la presentación, los capítulos, los puntos clave de cada capítulo, qué se quiere comunicar, qué se quiere lograr con esa información y, por último, qué acciones se van a tomar y los resúmenes de los mensajes. Una vez hecho esto, hay que hacer las diapositivas, capítulo a capítulo, siempre ilustrando con fotos o imágenes. Por último, revisarlo varias veces para asegurarnos de que todo esté correcto.
- El cierre
La tercera y última parte de la presentación es el cierre. Al igual que la apertura debe ser breve e ingenioso. Aquí hay que presentar las conclusiones finales, los puntos más importantes del tema, para que el público recuerde lo más relevante.
Por ejemplo, se puede terminar la presentación con una cita o un fragmento de poesía, breve y directa, que será escogida en función de la reacción emocional que el ponente quiera crear en el público y no por el contenido.
Y no olvidar el despedirse siempre de forma educada y agradeciendo la atención prestada a la audiencia.
