Trabajo en equipo, desarrollo y gestión del desempeño
1 –Trabajo en equipo.
2 –Claves para la conformación de equipos de trabajo.
3 –Ventajas y aplicaciones.
4 –Negociación.
5 –Desarrollo y gestión del desempeño.
Al termino de este modulo el alumno sera capaz de:
- Reconocer la importancia de la formación de equipos de trabajo en las organizaciones laborales.
- Analizar los contextos organizacionales que favorecen el trabajo en equipo.
- Conocer cuales son las habilidades interpersonales que requiere la integración de las personas en equipos.
- Definir las claves para la formación de equipos exitosos.
- Conocer las claves para llevar un proceso de negociación exitoso.
- Conocer y aplicar un modelo de Gestión del Desempeño en las organizaciones.
- Conocer los beneficios y aportes de la Evaluación del desempeño.
- Definir lo que significa una evaluación de 360 grados.
- Reconocer la importancia de la evaluación del potencial del personal con posibilidades de crecimiento y desarrollo.
Muy bien hecha nuestra introducción, les doy nuevamente la bienvenida!!! Recorreremos juntos este camino de aprendizaje.
¡Comencemos!...
1 – Trabajo en equipo.
Hola a tod@s,
continuamos con el estudio de otro Paradigma que atraviesa las organizaciones modernas, el Trabajo en Equipo.
Nos encontramos con la exigencia de funcionar en equipo, de alcanzar logros en equipo, de fijarnos objetivos como equipo.
A la manera de una impronta, como algo que hace a la naturaleza de los grupos humanos, parecería que no es posible pensar el ambiente interno de las organizaciones sin considerar el equipo, como variable interviniente en todas las situaciones.
Veremos que conformar equipos de trabajo tiene que ver con exigencias organizacionales, y responde a una coherencia interna que se ordena en función de los objetivos a alcanzar, la tarea que hay que hacer, las personas que están comprometidas en el proyecto, y las posibilidades de que se consolide el equipo.
También es importante considerar cuáles son las habilidades interpersonales que se requieren para la integración en un equipo de trabajo. Desde este punto de vista, analizaremos que existen comportamientos que favorecen la cohesión y otros que atentan contra la consolidación del equipo.
CONTENIDOS GENERALES DE LA CLASE
Trabajo en equipo.
Claves para la conformación de equipos de trabajo
Ventajas y aplicaciones
Desarrollo y gestión del desempeño
ORIENTACIONES GENERALES
Contexto organizacional
El trabajo en equipo encuentra sus raíces en el contexto organizacional.
La estructura es el resultado de fragmentar de manera operativa la fuerza de trabajo de la organización basándose en los requerimientos concretos y las políticas a desarrollar.
A partir de la cantidad de trabajo por realizar, la organización se fragmenta en divisiones, departamentos, puestos de trabajo y se asignan responsabilidades a los individuos que la componen. Se crean distintos niveles de autoridad y, por lo tanto, jerarquías y poder. La traducción gráfica de esto es el Organigrama de la organización.
Cada organización se estructura de manera diferente creando condiciones para generar líderes, para fomentar y promover el trabajo en equipo a partir de una buena y eficaz comunicación. Sus administradores cuentan en cada caso con mayor o menor capacidad organizativa y de delegación.
Los distintos paradigmas atraviesan la organización en forma dinámica.
El trabajo puede organizarse en base a dos criterios que podríamos decir son básicos y centrales. Por un lado el de la estructura organizacional que considera el flujo de poder que circula, de esta forma se delimitan áreas de responsabilidad, y se establece la cadena de toma de decisiones.
Otro criterio es el flujo de trabajo propiamente dicho que se lo conoce como “procedimientos”.
Considerar el flujo de trabajo como criterio implica tener en cuenta la interacción de los individuos para realizar sus tareas. En este aspecto se ponen en juego las habilidades interpersonales de cada uno.
En el procedimiento se puede indicar que las personas trabajen en equipo pero esto no siempre es lo adecuado ni se crean las condiciones necesarias para que así suceda.
¿Qué es el trabajo en equipo?
Si bien dentro de la organización cada empleado realiza tareas operativas, generalmente se relacionan y trabajan en forma interdependencia, buscan desarrollar un espacio de cooperación llamado trabajo en equipo.
Un equipo es un grupo de personas organizadas para realizar una tarea.
¿Cómo es el ciclo de vida de los equipos?
Los equipos suelen atravesar distintas etapas de desarrollo:
- En cuanto a la formación: los miembros comienzan a conocerse y aceptarse, y a fijar su atención en las tareas del propio grupo. Se caracteriza por interacciones cautelosas.
- En cuanto al ajuste: comienza la competencia por prestigio y control. Interfieren presiones externas y comienzan las tensiones entre los individuos.
- En cuanto a la notación: comienzan a operar con en forma cooperativa y se alcanza un equilibrio en la competencia. Hay a sensación de cooperación.
- En cuanto al desempeño: El grupo esta maduro y en condiciones de enfrentar retos complejos. Se intercambia con fluidez. Las tareas se cumplen con eficiencia.
- Por último la desintegración: a la que llegan hasta aquellos grupos que funcionan exitosamente. Se disuelven relaciones sociales que llegaron a ser intensas. Las organizaciones flexibles contribuyen cada vez más a la desintegración de los equipos ya que se caracterizan por el trabajo con grupos temporales.
Tomar conocimiento de estas etapas por las que probablemente atravesaran los equipos puede ser útil para sus miembros y lideres. Ayuda a comprender que ocurre y a afrontar los problemas que se suscitan. Los equipos siempre son diferentes ya que necesitan de la combinación de personas que poseen sus propias características personales, que se ponen en juego en la situación compartida.
¿Cuáles son los problemas que enfrentan los equipos?
En los equipos eficaces se observa con claridad como los miembros se comprometen con el éxito de la organización, comparten valores comunes en cuanto a responsabilidad, calidad, seguridad y los objetivos.
Pero no deja de ser sensible al entorno organizacional Si bien, el equipo crece con lentitud puede caer rápidamente. Esto se ve cuando se producen cambios reiterados en el personal lo que trae aparejado interferencias en las relaciones grupales, impidiendo el normal desarrollo del trabajo en equipo.
Otro problema común es el abandono de las líneas clásicas de autoridad pasando de la centralización a la participación en la toma de decisiones. No siempre la combinación de esfuerzos individuales redunda en un mejor desempeño general.
Otra situación que enfrentan los equipos, es el caso en que los empleados consideran que sus aportes al grupo no pueden medirse, y entonces reducen su producción, entrando en lo que se llama pereza social.
Todo conduce a la reflexión sobre la aplicabilidad y conveniencia de utilizar o no el método de equipos. Para esto se requiere de un administrador eficaz capaz de analizar la naturaleza de la tarea cualidades y deseos de los participantes y las restricciones de tiempos y costos.
No todas las tareas requieren ser resueltas en equipo. La naturaleza de la tarea determina si su realización en equipo aporta un valor agregado, superior a la realización individual.
Reflexión sobre el rol
Las personas, con sus características personales poseen un potencial mayor o menor para la integración de un equipo de trabajo.
En ese sentido, es responsabilidad del superior, conocer las diferencias individuales y promover o no en cada uno de sus colaboradores, la agrupación con otros para el trabajo. Muchos de los fracasos del trabajo en equipo tienen como factor determinante, la incompatibilidad que al no ser tenida en cuenta, tampoco puede ser superada.
2- Claves para la conformacion de equipos de trabajo
Las ventajas que ofrece la formación de equipos ha
llevado a que las organizaciones la adopten como modalidad de trabajo. Las
organizaciones se encuentran divididas en áreas, departamentos, divisiones,gerencias, etc., según la estructura que elijan.
Cada grupo concentra la cantidad de trabajadores necesarios para dar cumplimiento a una tarea sobre la base de objetivos particulares y generales.
Cuando la división del trabajo y la delegación de responsabilidades se
efectúa correctamente, el resultado es una red de relaciones que vincula a
los individuos en una dinámica organización del trabajo. Cada administrador,
líder o coordinador funciona como enlace para la relación del grupo con el resto de la organización.
Cada empleado realiza tareas operativas, pero trabaja generalmente en
grupos regulares en los que los esfuerzos individuales deben encajar entre sí como en un rompecabezas. Por el ejemplo, un equipo de tareas es un grupo cooperativo que funciona con regularidad y que realiza una tarea coordinada que se diferencia claramente de un grupo que toma decisiones a corto plazo.
Existen por lo menos cuatro factores que contribuyen al desarrollo del
trabajo en equipo:
a) un entorno de apoyo,
b) coincidencia entre habilidades,
c) requerimiento de roles,
d) metas supremas y retribuciones a los equipos.
Un equipo es un conjunto de personas con habilidades complementarias
que se hallan comprometidas con un propósito común y objetivos a cumplir, para lo cual se hallan mutuamente disponibles.
O bien podría definirse como un conjunto de personas que hacen algo juntas.
Las ventajas que ofrece para las organizaciones el trabajo en equipos
puede sintetizarse en:
• Los equipos aumentan la productividad
• Los equipos mejoran la comunicación: intensifica la concentración en la
tarea que se realiza
• Los equipos realizan trabajos que los grupos corrientes no pueden hacer:
la versatilidad de los miembros permite abordar tareas que por su naturaleza
multifuncional sería difícil realizar por una sola persona.
• Los equipos aprovechan mejor los recursos: le permiten a la organización
contar con la capacidad intelectual en el trabajo sobre un problema.
• Los equipos son más creativos y eficientes para resolver los problemas.
• Los equipos generan decisiones de alta calidad: se genera un liderazgo
compartido.
• Los equipos generan bienes y servicios de mejor calidad: incrementan el
conocimiento, y aplicado en el momento correcto resulta clave para la
mejora continua.
Los equipos generan una mejora en los procesos. Todas estas ventajas que ofrece el trabajo en equipo encuentran también en las organizaciones dificultades a la hora de implementarse.
3 - Ventajas de la formación de equipos
Las organizaciones han ensayado distintos mecanismos para desarrollar sus recursos y convertirse en verdaderos competidores en el mercado. La calidad de los recursos humanos es considerada una ventaja competitiva.
Pero a la luz de los cambios y de la competencia: ¿Cómo desarrollar al personal y transformar en productivo el potencial humano con el que se cuenta?.
El trabajo en equipo, en tanto paradigma que atraviesa la gestión integral de recursos humanos, ofrece una alternativa para el desarrollo y la calidad del desempeño laboral, así como para el cumplimiento cualitativo y cuantitativo de los objetivos de la organización.
¿Por qué formar equipos?
• Los equipos reúnen las habilidades “en tiempo real”.
• Convierten visiones y desafíos institucionales en acciones
concretas.
• Provocan nuevos comportamientos y promueven el aprendizaje
de toda la institución.
• Crean y sostienen instituciones de alto rendimiento.
• Facilitan el trabajo interfuncional e intersectorial.
• Energizan procesos entre límites organizativos.
• Consiguen respuestas rápidas.
• Actúan como “modelos” y son capaces de generar masa crítica.
• Los equipos estimulan la participación, elemento necesario
para lograr mayor involucramiento.
Aplicación del trabajo en equipo
No siempre la conformación de un equipo constituye la alternativa más eficaz o eficiente de llevar a cabo una trabajo. Para determinar si un equipo es la opción correcta, los gerentes o los líderes deberán resolver algunos puntos como los que se enumeran a continuación:
• la descripción del trabajo a realizar
• el análisis del tipo de equipo que se necesita
• la selección de los miembros adecuados
Hacer clic Trabajo en equipo
Fran Ress propone una manera práctica y sistemática de evaluar la necesidad de la creación de equipos:
Lista de ítems para la evaluación de la necesidad de equipo de trabajo:
1- Descripción del trabajo que se va a realizar.
2- Justificación y explicación de los aportes de realizarlo en equipo.
3- Se requiere de un equipo especial o uno ya existente.
4- Tipo de equipo necesario:
- Equipo de trabajo ya formado
- Equipo interfuncional
- Equipo de proyecto
- Equipo de solución de problemas
- Equipo ya establecido que incorpore responsabilidades especiales
5- Nivel de reporte del equipo: supervisor del equipo si lo poseerá, definición
de quién.
6- Grado de autonomía del equipo.
7- Alcance y duración del tiempo de trabajo, cantidad de miembros necesarios, recursos necesarios.
8- Presupuesto de trabajo para el equipo. Fuente y cantidad.
9- Metas organizacionales que apoyará el equipo.
10-Resultados esperados.
Fuente: RESS, F. (1998), Equipos de trabajo, Prentice Hall, México.
Si bien la meta más importante del trabajo en equipo es la obtención de resultados, deben reunirse varios elementos antes que eso sea posible.
El equipo al igual que las personas necesita metas claras, sus miembros deben ser colaboradores y arribar a un consenso para actuar, deben contar con múltiples recursos de manera de recibir apoyo y, fundamentalmente, debe existir buena comunicación. Ante esto, el mismo autor plantea tres fases
del trabajo en equipo:
• El proceso de organización
• El proceso de producción
• La conclusión
La ejecución de cada paso necesita de la conclusión del anterior. Cada equipo se encuentra dentro de una travesía, en la que necesita para atravesarla de un buen mapa (procesos ordenados para trabajar) y recursos confiables, acompañado de relaciones confiables.
“Cuando los equipos carecen de productividad o pierden el ímpetu, el problema por lo general surge de una o más de las siguientes tres razones:
a) el equipo no tiene muy claro lo que debería estar haciendo
b) Al equipo le faltan recursos, conocimientos, y herramientas para realizar su trabajo
c) Pobres relaciones de equipo y comportamientos negativos por parte de los miembros bloquean el progreso del grupo.”
(Rees, 1998, p. 26)
Ver Link:
Como armar un equipo de trabajo eficiente
Con relación al tamaño
Si bien el tamaño del equipo no es lo principal para el logro del propósito, llegar a un número adecuado es importante. Un número pequeño optimiza la tarea, ya que mejora la interacción y facilita llegar a acuerdos. Al mismo tiempo facilita la resolución de problemas como frecuencia, lugar de la reunión, etc. Se facilita la participación y discusión de todos los miembros, lo que ofrece la posibilidad de conocerse mejor. Si son pocos los miembros del equipo, es más fácil hallar valores comunes.
Con relación a las habilidades
Debe contar con la presencia de habilidades funcionales; habilidades de ejecución (identificar problemas, detectar oportunidades, evaluar opciones, hacer cambios necesarios y decidir cómo continuar); habilidades interpersonales (asumir riesgos, criticar instructivamente, ser objetivos, escuchar activamente, plantear dudas, apoyar los intereses de los otros, reconocer los logros).
En cuanto al rol
Dado que el resultado a alcanzar se convierte en el objetivo principal, existen distintos tipos de “roles” que puede asumir el equipo:
a. Equipos que hacen cosas: son aquellos que toman un tema y lo ejecutan. El reto más difícil para este equipo es desarrollar nuevas habilidades para dirigirse a sí mismos.
b. Equipos que recomiendan: son aquellos que investigan, documentan, presentan conclusiones. El reto más difícil para este equipo surge cuando entregan sus recomendaciones para que otros miembros las implementen.
c. Equipos que gestionan o dirigen: son aquellos que toman un tema, generan un plan, dirigen a otros miembros que lo implementan, monitorizan el cumplimiento y responden por resultados concretos alcanzados. El reto más difícil es enfrentarse con obstáculos jerárquicos.
En cuanto al propósito
Los equipos diseñan sus propósitos como respuesta a un desafío organizacional, generalmente definido o pedido por la dirección.
Diseñar y contar con este propósito le da foco y compromiso al equipo. Requiere invertir gran cantidad de tiempo y esfuerzo para darle forma y que sea significativo tanto colectiva como individualmente. El propósito debe poder traducirse en objetivos específicos y que conduzcan a acciones.
En cuanto a los resultados
Los resultados se deben desprender del propósito común, por lo tanto, deben ser realistas y ambiciosos, claros, simples, específicos, medibles y logrables en plazos cortos (de ser a largo plazo, deben contar con hitos de avance).
En cuanto al método de trabajo
El método de trabajo implica acordar quién realiza cada tarea (distribución de roles); los planes: de qué manera van a conseguirse los acuerdos; las habilidades requeridas: qué resultados individuales se esperan y cómo se medirán los avances, y también de qué manera el grupo tomará y modificará las decisiones.
En cuanto a la responsabilidad
Ningún grupo se convierte en equipo hasta que se considera a sí mismo responsable como equipo. Esto es lo que los convierte en exitoso o no.
El nivel de responsabilidad es un indicador de la fortaleza del propósito y la metodología. La responsabilidad tiene su base en el compromiso y la confianza. Nace y se refuerza con el tiempo, surge a medida que trabajan juntos. Significa compromiso por el crecimiento individual y el éxito del equipo.
Ver siguiente PDF - LAZZATI, S (1999), “Trabajo en equipo”, en: El aporte humano en la empresa, Ed. Macchi, Buenos Aires, Cap. 4.
