Descripción y especificación de puestos de trabajo

Descripción y especificación de puestos de trabajo.

Mediante el análisis de puestos de trabajo se obtienen, como puede apreciarse en el gráfico 8, dos productos principales: la descripción y especificación de los puestos de trabajo. Conceptos, estos dos, fundamentales a retener:

Gráfico 8. Fuente: Elaboración propia.

A) La descripción pone de relieve "qué se hace", "cómo se hace" y "por qué se hace". En definitiva, define el trabajo en términos de contenido y alcance. Supone elaborar un listado con las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las relaciones jerárquicas que le condicionan, las condiciones de trabajo, las responsabilidades de supervisión, etc. Es un producto del análisis de puestos de trabajo. En consecuencia, implica agrupar datos referidos todos ellos al puesto de trabajo. Para llevar a cabo esta tarea pueden ser consideradas diversas categorías. El gráfico 9 explicita una posible división.

Gráfico 9. Elaboración propia.

A.1.- Identificación del puesto de trabajo.

La propia denominación del puesto es, sin duda, un componente siempre presente en la identificación del puesto. Es la primera forma de identificación, la más socorrida y, con frecuencia, la única. Su importancia se deriva de tres cuestiones (SHERMAN, BOHLANDER y SNELL, 1996: 134):

• Genera ciertas tensiones psicológicas, pues la denominación del puesto conlleva connotaciones de status dentro de la organización;
• Si es posible, el título debería ofrecer alguna indicación de las principales obligaciones que el puesto conlleva; y
• También sería interesante que indicara el nivel jerárquico relativo ocupado por su ocupante.

Cada puesto de trabajo existente en la organización debería ser identificado con un código y, además, dicho código debería ser representativo de las características más relevantes del propio puesto.

Uno de los datos que puede incluir el código es, por ejemplo, la clave del departamento, y el número de personas que lo componen.

En esta identificación también pueden figurar datos que son conocidos a priori, tales como la fecha del análisis (es de utilidad para posteriores análisis de puestos de trabajos, ya que se observa lo actualizado o desfasado del mismo); datos de la persona que realizó el análisis (sirve para contrastar la calidad del analista a medio plazo); la localización respecto al organigrama (incluye el departamento, división, turno...); la jerarquía o lugar dentro de la escala de autoridad en que se halla el puesto de trabajo; nombre del supervisor o persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto.

La identificación del puesto de trabajo, además, puede hacer referencia a la localización física o geográfica del puesto, rango retributivo que le corresponde, tipo de relación contractual asignada, etc. (CARREL, ELBERT y HATFIELD, 1995: 191).

Respecto a la codificación, la práctica totalidad de los manuales americanos hacen alusión al Diccionario de Títulos Ocupacionales (DOT). El DOT es un documento elaborado por el gobierno federal de Estados Unidos que recoge, clasifica y describe, mediante un particular estilo de codificación, unas 30.000 denominaciones distintas posibles de puestos de trabajo (DE CENZO y ROBBINS, 1996: 138). A cada puesto de trabajo le son asignados nueve dígitos, los cuales pueden ser agrupados en tres categorías de tres (BERNARDIN y RUSSELL, 1993: 121):

• Los tres primeros están referidos a la naturaleza de la actividad: sector, ocupación y puesto.
• Los tres segundos códigos están relacionados con la dificultad de la actividad del puesto respecto a tres cuestiones consideradas principales: datos, personas y cosas. Veamos esta cuestión en el gráfico 10:

• Finalmente, los tres dígitos que faltan se usan para diferenciar alfabéticamente los puestos de trabajo que comparten los seis primeros dígitos. Obviamente éstos sólo resultan de utilidad para organizaciones que posean puestos de trabajos similares. Cuando éste no es el caso, al puesto de trabajo en cuestión se le asignan los dígitos 010.

El DOT ha contribuido considerablemente a un mayor grado de uniformidad en las descripciones y títulos de puestos de trabajo analizados por empleadores de diversos sectores y regiones del territorio federal. Igualmente esta uniformidad ha facilitado el movimiento de trabajadores desde áreas geográficas en las que predominaba el desempleo, a otras en las que las oportunidades eran mayores. Y es que se facilita el tratamiento estadístico de la información relacionada con los diversos puestos de trabajo (SHERMAN, BOHLANDER y SNELL, 1996: 130).

A.2.- Sumario o misión del puesto de trabajo.

El sumario o la misión del puesto de trabajo se presenta como un pequeño párrafo (no más de cinco líneas) en el cual se describe la esencia del puesto; es por ello que enfatiza la función o funciones más comunes, el output principal a que da lugar y el objetivo del puesto. En definitiva, permite clarificar la razón de ser del puesto de trabajo dentro de la organización (BESSEYRE Des HORTS, 1990: 45).

A.3.- Relaciones.

En este apartado se detallan las relaciones que, por el mero hecho de ocupar un puesto de trabajo, el titular ha de mantener. Estas relaciones pueden estar referidas tanto a actores internos (compañeros directos, superiores, empleados de otras unidades, subordinados, etc.), como externos (proveedores, suministradores, clientes, entidades financieras, instituciones sociales, etc.).

A.4.- Responsabilidades y obligaciones.

Normalmente este ítem es presentado bajo forma de listado en el cual se enumeran las principales obligaciones que entraña el puesto de trabajo en cuestión. También es frecuente que, tras cada obligación, aparezca un porcentaje que hace referencia a la cantidad de tiempo relativo que es invertido en el desempeño de cada una de éstas.

Este ítem constituye el corazón de la descripción del puesto de trabajo. Su intención es la de ofrecer al titular del puesto un completo y preciso conocimiento del contenido de su trabajo (CARRELL, ELBERT y HATFIELD, 1995: 193).

A.5.- Autoridad.

En este apartado se hace alusión a los límites que pueden ser fijados respecto al poder en el proceso de toma de decisiones del que gozará el ocupante del puesto, incluyendo las responsabilidades de supervisión y las limitaciones presupuestarias que habrá de respetar (DESSLER, 1994: 96).

A.6.- Estándares de desempeño.

Algunos autores sostienen que el análisis de puestos de trabajo permite el establecimiento de los niveles de desempeño aceptables o estándares. Este subproducto tiene dos propósitos fundamentales: ofrecer a los empleados pautas objetivas susceptibles de ser usadas para su retroalimentación, y dotar a los supervisores y directivos de un instrumento imparcial para la medición o valoración del desempeño de sus subordinados (WERTHER y DAVIS, 1990: 75).

A.7.- Condiciones de trabajo.

Por último, es aconsejable presentar una relación de las principales características del ambiente físico en el que se ha de desenvolver el titular en el desempeño de su puesto de trabajo. Nos estamos refiriendo a las condiciones de luz, humedad, ruido, temperatura, ventilación, contaminación, carácter cerrado/abierto, etc.

B) La especificación determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta ejecución del puesto de trabajo. Es otro producto del análisis de puestos de trabajo. Normalmente estas características son agrupadas en tres categorías: habilidades, conocimientos y aptitudes, que los anglosajones representan con las siglas SKAs (Skills, Knowledge and Ability). Definámoslas apoyándonos en NOE, HELLENBECK, GERHART y WRIGHT (1994: 207):

• La habilidad se refiere al grado de pericia mostrado en el desempeño de una tarea.
• El conocimiento se puede entender como el bagaje de información, ya sea de carácter teórico o empírico, que una persona ha de procesar para desempeñarse con eficacia en el puesto de trabajo.
• La aptitud está referida a los atributos permanentes o perdurables que el individuo posee y que son factores determinantes en la calidad del desempeño logrado o, en otras palabras, explican las diferencias individuales existentes en materia de desempeño.

Añadir, para matizar este pequeño inciso, que las habilidades, conocimientos y aptitudes de los individuos no son directamente observables; sólo pueden ser percibidas cuando los empleados desarrollan sus tareas, obligaciones y responsabilidades

Una primera aproximación a esta figura de la especificación de los puestos de trabajo la podemos apreciar en el gráfico 11.

Gráfico 11. Fuente: Elaboración propia.

Esta grilla es similar a la utilizada por Coca-Cola USA, con la salvedad de que los criterios usados por ésta son siete de los principales factores de desempeño asociados al puesto de trabajo: planificación-organización, toma de decisiones, liderazgo, comunicación, relaciones interpersonales, capacidad para la gestión presupuestaria y conocimiento técnico (BESSEYRE Des HORTS, 1990: 47).