Algunos consejos utilies para desarrollar mejor una reunión

Es recomendable que al momento de organizar una reunión, nos realicemos las interrogantes de todos conocidas: ¿quién?, ¿qué?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por qué?, ¿cuánto?, etc.

Al iniciar la reunión:

•  Comienza puntual, a la hora fijada.

•  A los participantes que vayan llegando pregúntales qué es lo que esperan de la reunión.

•  Debe definirse visiblemente los roles.

•  Hacer un resumen de la agenda, y si fuera preciso, su contenido debe reorganizarse en función de las necesidades encontradas.

•  Deben tenerse presentes las conclusiones de la reunión anterior.

Durante la reunión

•  Una sugerencia que debe tomarse en cuenta es que no hay que tratar más de un problema a la vez, resolverlo y seguir adelante, punto por punto.

Al final de la sesión

•  Es necesario establecer las actividades que hay que desarrollar: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?

•  Realizar una relectura de la agenda.

•  Debe fijarse la hora, día y lugar de la próxima reunión. Si es posible, presenta un borrador de la agenda de la próxima reunión.

•  Realizar una evaluación de la actual reunión.

•  Cierra la sesión con ecuanimidad.

Después

•  Prepara un bosquejo de conclusión con el resultado de la sesión.

•  Hay que planificar la siguiente reunión, ver que estrategias y metodologías se utilizarán a partir de lo realizado en la presente reunión.