Aspectos importantes a considerar de las reuniones

Las reuniones y su costo.

Datos estadísticos nos dejan asombrados cuando de reuniones se trata.Solamente en los Estados Unidos de Norteamérica, suceden al día más de 11,000,000 de reuniones. Consumen más del 50% del tiempo de los Gerentes y más del 35% del tiempo de los Ejecutivos. Haciendo una relación monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 10% del costo de la planilla de una empresa. El movilizar al personal a una reunión durante una jornada, cuesta dinero, mucho dinero.

En la actualidad, cuando el trabajo en equipo es prioritario para el éxito empresarial, las personas deben reunirse con mucha frecuencia.

En la práctica, resulta difícil determinar el tiempo que un empleado, unidad u organización debe emplear en reuniones. Todo depende del trabajo que se esté llevando a cabo. Pero en cambio, si es posible determinar la necesidad de la reunión o si ya se han conseguido los objetivos previstos.
¿Para qué son útiles las reuniones?

Un reunión mal organizada no tiene mayor uso que la pérdida del tiempo que provoca a los asistentes.

No siempre se pueden evitar reuniones estériles y aburri­das, y no siempre es fácil trabajar en grupo. Pero resulta que:

• Las reuniones brindan la oportunidad de acceder a información muy importante.
• La relación "cara a cara" de las reuniones permite un rápido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a través delos escritos.
• Las reuniones permiten el libre flujo y circulación de ideas.
• Pueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en que se realiza la reunión.
• El trabajo en equipo facilita encontrar fácilmente soluciones a las problemáticas planteadas.
• Una reunión es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de personas hacia una meta determinada.

Objetivos de las reuniones.

En el caso de las reuniones debe establecerse de manera clara y específica, y por escrito, el propósito de la reunión; qué es lo que se espera lograr, a dónde se quiere llegar. Si no se tiene claro el objetivo de la reunión, este debe precisarse, ya que cualquier reunión que se desarrolle sin tener claro lo antedicho, lo más inequívoco es que resulte desordenada, vaga y frustrante.

Si se tiene un propósito prefijado, lo más indudable es que ya se tenga establecido el motivo y si es posible el mote de la reunión, el cual de alguna forma habrá de decir a todos los implicados qué se pretende tratar y qué persigue la sesión.

Las reuniones en el quehacer diario.

Una reunión, en pocas palabras, es agrupar en un principio lo que está disperso, para exponer y debatir diferentes temas.

Agrupa, entonces, a personas que puede estar contrapuestas debido a su educación, los gustos y preferencias, el temperamento o las aspiraciones, etc. Hace presentes a individuos, clanes, oportunistas, intrusos, personas profundamente imbuidas en su misión y también a perfectos hastiados.

Debido a la variedad y presencia de diferentes grupos activos y dinámicos ya no permiten las decisiones arbitrarias y unilaterales. Por intermedio de reuniones, seminarios y consultas se llega a conciliar lo que parecía irreconciliable al comienzo. Las reuniones sirven de catalizadores y de detonadores: cumplen, pues, un papel social indispensable, ya que nos permi­te todos expresarnos democráticamente en un marco amplio o estrecho.