Del inicio y duración de una reunión

Para considerar la duración de la reunión, es importante tomar en cuenta el tipo de sesión que se llevará a cabo, y calcular el tiempo de acuerdo a la misma.

Algunas pautas a considerar en este punto son:

•  Las reuniones que sobrepasen las dos horas, siempre es necesario de efectuar un breve receso de 15 o 20 minutos, y este receso debe realizarse al término de las dos primeras horas.

•  Reuniones de más de cuatro horas, es necesario realizar algunas actividades dinámicas, que involucren a todo el grupo.

•  Para reuniones de media jornada, es necesario establecer el mejor momento, ya sea por la mañana o por la tarde.

•  Para reuniones con una duración hasta de 8 horas, todo el día, es necesario acordar el día de la semana que mejor se adapte al accionar diario de la empresa.

Para la hora de inicio y finalización de la reunión, existen algunos considerandos importantes, como los siguientes:

•  Puede que la reunión la esté convocando un Jefe superior, de tal forma que se establece hora de inicio y hora de finalización, y debemos ajustarnos a este lapso de tiempo.

•  Si la reunión será más flexible, puede existir una consulta previa, en la cual se pregunte cuándo tiempo requerirá la reunión, y con base en los resultados, se establece la hora de inicio y finalización de la reunión.

•  Jefes y participantes de común acuerdan la hora de inicio y finalización de la reunión.

•  Un consejo extra, es que la convocatoria a la reunión no se realice en una hora exacta, es decir, 8:00 a.m., 9:00 a.m., 2:00 p.m., etc. Sino que se realice con unos minutos de retraso o adelanto a la hora exacta. Por ejemplo, puede convocarse a una reunión el día de mañana, de 8:15 a.m. a 10:15 a.m. Este es un consejo más que todo psicológico, pero le sugerimos que lo pruebe en su empresa, verá los resultados que obtiene y también notará que la mayoría se encontrarán puntuales al momento de iniciar la reunión