Dirección de la reunión- Fase inicial de la reunión

Ninguna cosa puede cotejarse más oportunamente a una reunión que una reacción química: una transformación de este tipo, suscitada con el panorama de lograr un resultado determinado (como por ejemplo, toma de una decisión importante) debe ser preparada, controlada y catalizada.

Debe ser preparada puesto que en la mayor parte de los casos la simple relación entre los cuerpos químicos (los participantes en nuestro caso) no es suficiente para desencadenarla y hace falta una mediación externa: un chispazo, etc. Esto atañe, en una reunión, a la misión introductiva del moderador, quien cuida de la comodidad de los asistentes y origina el comienzo de las discusiones.

Debe ser controlada porque con mucha frecuencia, al abandonarla a sí misma, se desenvuelve de forma exponencial y confluye en un estallido (alboroto, desorden, etc.). Es obligatorio pues restringir en todo momento la temperatura e impedir, moviendo constantemente, que la reacción se desenvuelva más rápidamente en ciertos sectores a expensas de la uniformidad del grupo. Esto incumbe a la misión ordenadora del moderador, que guía, controla y dirige la discusión haciendo que todos participen en ella.

Debe ser catalizada , pues de lo contrario se corre el riesgo que los productos finales sean desatendidos y dejados a la casualidad. El catalizador (moderador) no concurre verdaderamente en la reacción y vuelve a hallarse indemne al final, pero su figura es necesaria para obtener al final tal o cual resultado (conclusiones). Esta es la misión de intérprete del moderador, que origina la manifestación de ideas, brinda forma a la reflexión del grupo y lo lleva a la fabricación de resoluciones o conclusiones.

Fase inicial de la reunión.

En una reunión no sólo resulta importante su desarrollo, sino también su inicio y final. Un buen inicio casi asegura el buen desarrollo, y un buen final sirve de motivación a los participantes para la próxima reunión, si la hubiere.

El responsable directo del comienzo de la reunión es el moderador. Esto no significa que él deba ocuparse de todos y de cada uno de los detalles; debe estar listo el equipo de apoyo (logística) para la reunión. Sea que el moderador se ocupe personalmente o encargue a otros de realizar algunas funciones, hay una serie de actividades que deben desempeñarse para asegurar un buen comienzo y un buen final.

Iniciación.

Por esto entenderemos no sólo la puesta en marcha de la reunión, sino también la preparación de la misma y la iniciativa para plantear otra a futuro.

Dentro de la preparación de la reunión es necesario tomar en cuenta los siguientes factores:

•  Lugar: iluminación, ventilación, número suficiente de sillas, temperatura o clima agradable, ceniceros (por si se permitirá fumar), mesas de trabajo, etc.

•  Materiales: tener a mano, antes del inicio de la reunión, todos los materiales que se van a utilizar. Cuando el moderador debe ausentarse para buscar algo que extravió, queda la impresión de desorganización, de improvisación, y además, se rompe el clima de la reunión. Entre los materiales, conviene que el moderador tenga una pauta con la secuencia de actividades y el tiempo destinado a cada una de ellas.

•  Motivación: sirve para establecer un clima agradable y entrar rápidamente en materia. Frente al interés por alguna materia o plan de actividades, pueden suceder las siguientes posiciones: no hay interés; existe cierto interés, pero la persona no tiene conciencia de él; hay interés, pero se corre el riesgo de que éste decaiga.

La motivación es el arte de estimular el interés, en el primer caso; inducir al individuo a tomar conciencia, en el segundo, y cultivarlo, en el tercero.

•  Tiempo: es importante iniciar y culminar la reunión a la hora prevista. El retraso en el comienzo y/o terminación de una reunión da la impresión de desorganización.

•  Presentación: si los participantes no conocen al moderador, éste debe ser presentado o presentarse él mismo de manera muy breve, aludiendo los aspectos de su persona que tienen que ver con el grupo que conducirá. También conviene que se presenten los participantes entre sí, si son pocos o si es primera vez que la reunión se llevará a cabo, o bien que el moderador haga alusión a aquello que tienen en común y por lo cual están reunidos. Además, esto contribuye a ir rompiendo el hielo y el nerviosismo (si hubiere) entre los participantes. Como sabemos, es casi imposible retener de una sola vez el nombre de cada uno de los participantes, máxime cuando el grupo es numeroso, y aquí resulta indicado utilizar el sistema ya clásico de colocar los nombres de los participantes en la mesa, de manera que todos puedan tenerlo visible y presente para referirnos a cada uno por su propio nombre. Además, en muchos de los casos, es interesante pedir a cada uno que explique en breves palabras su situación dentro de la compañía o empresa.

Introducción.

Como el moderador habrá preparado cuidadosamente su introducción, esta primera parte debe plantearse de modo natural. El moderador en la introducción debe:

•  No ser ni demasiado extenso ni demasiado breve (se recomiendan cinco minutos como máximo).

•  Enlazas (en la medida de lo posible) esta reunión con las anteriores.

•  Establecer los límites exactos de la temática a tratar.

•  Convencer a los asistentes del interés del tema para ellos mismos.

•  Fijar el tiempo concedido y, de ser necesario, el control del tiempo.