Fase de desarrollo de la reunión

La primera cosa a hacer cuando han llegado los participantes, es ayudarles a que se encuentren muy cómodos. Debe evitarse ante todo tener una actitud altiva. También, si el caso lo permite, puede mantenerse con algunos de los participantes conversaciones particulares antes de comenzar la reunión.

Una vez entablada la discusión, corresponde al moderador el procurar que se desenvuelva o camine hacia el propósito preestablecido con la velocidad idónea; para desempeñar esta misión dispone de un elemento muy importante, cuyas sutilezas y estrategias debe conocer, nos referimos a las "preguntas". Aquí encontramos que las preguntas se dividen en dos grandes grupos:

•  Las preguntas dilema, que exigen una respuesta con un "si" o un "no" y que deben evitarse en la medida de lo posible.

•  Las preguntas circunstanciales, que comienzan con: qué, por qué, cuándo, cómo, dónde, quién, etc., y su uso es mucho más interesante por cuanto obliga a una intervención positiva del participante.

En esta etapa, encontramos que el moderador de la reunión desempeña en todo instante, tres grupos de funciones básicas, a saber: clarificación, control y facilitación.

También se conoce que un grupo de acción vive simultáneamente en tres niveles: de contenido (actividades, trabajos, etc.), de procedimientos(organización de los recursos) y de sentimiento entre los integrantes(relaciones socio-emotivas).

Aun cuando estás tres instancias de relación ocurren permanentemente, cada grupo, según el momento y la necesidad, estará mas centralizado en alguna de ellas que en las otras dos, y el moderador debe estar consciente de cada uno de estos aspectos señalados.

A cada uno de los niveles mencionados corresponde un grupo de tareas específicas que debe desempeñar el moderador.

El moderador ayuda a clarificar.

Al nivel de contenido (actividades, tareas, trabajo) corresponde la función de clarificación. Esta función se desglosa en las siguientes:

•  Definición: de los propósitos, de expresiones oscuras, etc.

•  Reformulación: consiste en re-expresar una afirmación con otras palabras, parafrasear lo dicho o mencionado.

•  Hacer el puente: articular las partes, vincular el tema tratado, realizar analogías, etc.

•  Resumen: sintetizar oportunamente lo manifestado por el pleno.

El moderador ayuda a controlar.

Esto ocurre a nivel de procedimiento, y puede dividirse en las siguientes funciones:

•  Estimular: el moderador fomenta la participación de todo el grupo.

•  Suspender: evita que uno de los participantes o un grupo menor de participantes domine la reunión; evita que hablen demasiado.

•  Recordatorio del tiempo: el moderador hace conciencia del tiempo disponible y la distribución del mismo.

•  Dar la palabra: conduce el flujo de las intervenciones de los asistentes.

No hace falta recordar que una de las principales condiciones para el éxito de la reunión es que cada miembro haya participado activamente en la discusión. Cuando en la reunión tenemos personas tímidas que no emiten ninguna opinión, un consejo que siempre funciona es preguntarles directamente qué opinan del tema tratado, podemos lanzar una pregunta así: todavía no hemos escuchado la opinión de los señores del fondo, ¿qué dicen a esto?.

Aunado a lo anterior, el moderador, durante todo el tiempo que dure la sesión, no deberá de cesar de tener presente en la mente esta pregunta: ¿seguimos dentro de la temática ?

Suele suceder que el grupo se aparte claramente del tema, que antes de iniciar la reunión había sido cuidadosamente delimitado. Entonces se puede hacer volver al grupo por el buen camino de las siguientes maneras:

•  Directamente , haciendo la observación que la discusión se encuentra mal encaminada (aunque esta forma se desaconseja por el impacto que pueda tener en el grupo);

•  Indirectamente , que es la que los autores recomiendan. Verbigracia, se puede plantear una interrogante cuya respuesta haga volver al grupo automáticamente al tema.

Con respecto al orden (temperatura), se evitará realizar demasiadas llamadas al orden, ya que son desagradables y coartan la libertad de expresión. En todo caso, lo que cuenta es el objetivo final y la forma de llegar a él es cosa bastante secundaria.

Una de las tareas esenciales del moderador es regular convenientemente la velocidad del curso de la discusión. Para acelerar o retardar el ritmo, el moderador puede obrar directamente, ya sea haciendo preguntas que lleven al grupo a detenerse en un detalle pasado por alto, o por el contrario, que ayudan a hacer progresar el debate, como citando ejemplos o casos, que juegan un papel análogo.

El moderador ayuda a facilitar.

De aquí que algunos autores denominen al moderador como "facilitador". Esto ocurre en el nivel socio-emotivo o socio-afectivo. Los subroles pueden dividirse así:

•  Acogimiento : de los individuos, de sus participaciones y aportes.

•  Relajación : a través de la evasión de tensiones inútiles.

•  Objetivación : diferenciar entre las cargas emotivas y las argumentaciones.

•  Verbalización : En momentos de tensión es interesante que las personas expresen oralmente lo que sienten. Las emociones verbalizadas son más faciles de controlar.

Ocurren en ocasiones, dentro de una reunión, discusiones incluso dentro del tema, pero que no llevan a ninguna parte, ya sea porque su carácter es eminentemente teórico y no tiene ninguna influencia sobre las decisiones prácticas de la reunión, o porque plantean situaciones de principio cuya resolución sobrepasa el marco de posibilidades de los reunidos, etc. En estos casos, el moderador debe cortar los debates inútiles, y enfocarse en los resultados a que se espera llegar con la reunión que el grupo sostiene.

Otro aspecto importante que todo moderador debe tomar en cuenta para ir llegando a las conclusiones son los siguientes:

•  Puntos de acuerdo : lo primero que debemos hacer, y lo más importante, es buscar en una discusión, por muy acalorada que se encuentre, el mínimo sobre el cual los participantes están de acuerdo. Le corresponde al moderador subrayarlos, y para que nadie los ignore escribirlos en un lugar visible dentro de la sala en donde se sesiona.

•  Puntos en desacuerdo : El moderador se encontrará bastante a menudo ante opiniones discordantes e incluso del todo opuestas. No se trata de disimular las diferencias de opinión para hacer prevalecer la unanimidad cuyo carácter disfrazado no dejaría de saltar a la vista, sino muy al contrario, se trata de recalcarlas, ya que son el propio nutriente de la comprensión humana.

•  Búsqueda de la mayoría : la opinión del grupo es, en general, la de la mayoría de sus miembros; se trata pues, de detectar la opinión del mayor número de ellos. Para hacer esto, en casi todos los casos, una sutil oración como "la generalidad de ustedes piensa, pues, que... etc.", será buena en esta situación.

 

¿Cuándo suspender una reunión?

Existen diversos motivos y situaciones por las cuales se puede suspender una reunión. A continuación se detallan algunos de ellos:

•  Cuando el pleno decide que necesita tener más información al respecto para tomar la mejor decisión.

•  Cuando existen demasiadas discusiones entre los participantes, se muestra que se necesitan más puntos de vista e información adicional, especialmente de quiénes no se encuentran presentes.

•  El tiempo asignado a la reunión ha caducado, y se requiere de más tiempo para concluir sobre algún aspecto y tomar las decisiones del caso.

•  Cuando los asistentes no logran ponerse de acuerdo.

•  Cuando se requiere reflexionar sobre algún punto en particular, y se requiere hacer una pausa para ello.