Forma y contenido de la invitación a la reunión. Impedir las sorpresas. Sobre los materiales impresos y documentos adjuntos
Forma y contenido de la invitación a la reunión.
Cualquier reunión bien coordinada debe poseer el orden del día , que sirve de guía para evitar el desorden al momento de llevarla a cabo.
A continuación se presentan los puntos importantes y que tiene validez para todo tipo de reuniones:
Nombre del grupo o de la reunión:
• Debe identificarse el nombre de la empresa:
Verbigracia: Consultores y Asociados Gutiérrez, S.A.
• También es importante colocar el nombre de la reunión o junta que se llevará a cabo:
Verbigracia: Reunión para evaluación del Proyecto ABC.
Objeto de la reunión
• La reunión debe realizarse con un propósito claro. La agenda lo debe establecer claramente .
Ejemplo: Surgimiento de un nuevo competidor.
De una sola vez y viendo el propósito de la reunión, los asistentes sabrán a qué atenerse.
Convocatoria
Aquí deben incluirse los datos genéricos de la reunión, así como los responsables de la misma, lugar de desarrollo, etc. Esto facilitará el contacto previo de los participantes con alguno de los responsables, por si quieren aclarar alguna duda o consulta.
Como muestra puede verse el siguiente ejemplo:
Fecha: Martes, 14 de noviembre de 2006.
Lugar: Hotel Belloso Durán (incluir la dirección completa ) Salón: Mayor.
Hora: 9 a 11 horas (2 horas)
Es necesario que se indique si habrá estacionamiento y el lugar del mismo, para que los participantes no tenga la excusa de llegar tarde por culpa de no encontrar aparcamiento. Además, cuando se establece la hora de inicio y de finalización de la reunión, esto permite que los participantes tengan una mejor organización de su tiempo.
Participantes
Es necesario que a cada participante se le haga saber el resto de los asistentes a la reunión, así tendrán una idea con quienes compartirán la sesión de trabajo. Los nombres del Director, moderador y del secretario no deben faltar.
Director: Martín Fernández
Moderador: Jaime Díaz
Secretario: Jorge López
No dejes nada al azar.
Máxime cuando es una reunión en la que se tomarán decisiones importantes para la empresa, hay que definir de anticipadamente la manera en que se llevará a cabo. Por ejemplo, ¿a quién le corresponderá tomar la decisión final?
Otro punto importante es evitar improvisaciones, ni estar haciendo cambios a ultima hora en la agenda o en el desarrollo de la reunión, ya que esto no deja de incomodar a los participantes y crea una imagen negativa de quién convocó originalmente o de la empresa misma. Esta es una forma de ser transparente y no jugar con los invitados.
Ruegos y preguntas
Al incluir un punto de este tipo en la agenda, los participantes sentirán que se toma en cuenta la opinión de ellos y que quién convoca se encuentra atento a cada uno de ellos. Los asistentes pueden aportar sus ideas antes o después de la reunión, y cuando realicen sugerencias u observaciones con respecto al desarrollo de la sesión, mucho mejor para ir mejorando en las futuras reuniones. Así que todos los comentarios que hagan los participantes bienvenidos sean.
Impedir las sorpresas.
De antemano, todo asistente debe conocer lo que le espera al entrar en sesión. Entonces:
• Los objetivos deben estar claramente establecidos.• Se brindan instrucciones precisas sobre los documentos y/o materiales que haya que llevar.
• Si fuera el caso y se invita a un observador o a un perito, debe definirse claramente su rol en la reunión.
• Si alguno de los responsables directos (Director, Moderador, Secretario) no estará presente por alguna causa justificada, debe indicárseles a los participantes, así como precisar a la persona que desempeñará ese rol en la reunión.
Con esto se evitarán confusiones y agitaciones en el desarrollo de la sesión, y también evitaremos ver a personas corriendo de un lado a otro porque olvidaron tal o cual documento que se analizaría en la reunión.
Sobre los materiales impresos y documentos adjuntos a utilizar.
Si importar el tipo o tamaño de la reunión, es muy probable que se deba disponer de materiales impresos, copias o determinada información escrita que consolide y apoye el contenido de la agenda. En consecuencia, es necesario conciliar las fechas y horas de entrega para que todos los miembros dispongan de su respectiva documentación, además debe revisarse la calidad del mismo, compaginación, etc.
Además una advertencia, recordemos la poca cultura de lectura que muchos tenemos, de tal forma que aunque nos envíen documentación con muchos días de antelación, lo más probable es que no la leamos. Si es necesario que los participantes revisen algún informe o documento, trata que sea lo más sintético que se pueda, utiliza en la medida de lo posible informes ejecutivos, etc., para que los participantes tampoco se sientan abrumados con mucho material para leer y poco tiempo destinado a ello.
