Organización de la reunión

El autor Charles P. McCormick lo explica de la siguiente manera: "La organización de un comité es un reconocimiento formal de la naturaleza cooperativa de la acción administrativa y de la asociación personal en el desarrollo del equipo de trabajo. El equipo de trabajo se logra por la integración de individuos en lo que los sociólogos han llamado grupos primarios con propósito y sentimientos comunes. Estos grupos emanan de la interacción cara-a-cara, con otros sobre un periodo de tiempo. La satisfacción social de tales asociaciones tienen un significado motivacional y las sanciones del grupo pueden ayudar a obtener un propósito común. Los resultados del grupo, más bien que la competencia individual, son promovidos. Como lo declaró un ejecutivo, el sistema de comité alienta al pensamiento cooperativo y hace ceder la tendencia natural para buscar el reconocimiento y la promoción mediante los esfuerzos individuales. Es otra herramienta en la emancipación del hombre de la tiranía de su propio ego".

Como bien lo explica McCormick, en un Comité (o en una reunión), debe existir el trabajo cooperativo, ya que sería imposible que una misma persona "repique las campanas, de la misa y recoja la limosna" .

Una vez establecida la nómina de los participantes en la reunión, se debe establecer la estructura organizativa de la misma. Es complicado que una sola persona se haga responsable del contenido o tema de la reunión, del proceso de socialización y que también lleve el registro y control de las ideas, comentarios u observaciones, etc., por ello es importante que estas funciones recaigan en varias personas.

Básicamente, en una reunión deben establecerse los siguientes roles:

•  Presidente o Director de la reunión (líder).

•  Moderador de los debates de la reunión

•  Secretario (redactor).

•  Asistente de Logística (opcional)

Brevemente analicemos cada uno de los roles antes descritos:

Del moderador de la reunión.

Existen algunas pautas que un moderador debe seguir. A continuación se las detallamos:

•  Debe ser neutral porque está al servicio de todo el grupo.

•  No valora las ideas debatidas y tampoco impone sus propias ideas o las vertidas en la discusión.

•  Encauza el empuje del grupo hacia un fin común.

•  Plantea métodos de trabajo o diversos procesos para avivar el transcurso de los debates.

•  Alienta a los miembros a trabajar unidos.

•  Anula a los individuos agresivos e impide las agresiones personales.

•  Vigila el desarrollo de la reunión y previene los mecanismos para que marche a cabalidad.

•  Asiste a los participantes y los invita a la toma de decisiones.

 

Un buen secretario.

El secretario de la reunión se convierte en la memoria del grupo a partir de las intervenciones de los participantes y del registro que él realiza de la reunión.

Su tarea consiste en conservar cuanto ocurre y se dice en la reunión y tener esa información a disposición de quienes quieran saber lo que sucedió en la junta. El que un grupo tenga secretario para tomar notas presenta numerosas ventajas:

•  Hace que los asistentes se centralicen en el tema específico .

•  Brinda a los participantes la perspectiva de recapitular los contenidos y métodos de trabajo utilizados en la sesión .

•  Evita faltas y duplicaciones a corto y largo plazo, pues es fácil olvidar lo que se hizo o dijo en sesiones pasadas.

•  Brinda la ocasión de cavilar sobre las aseveraciones y proposiciones anteriores, sobre las situaciones bue­nas y malas que ocurrieron en la reunión.

•  Salva al grupo tomar apuntes mientras ocurre un debate, aun­ que eso no impide que varios participantes tomen notas por su cuenta .

•  Otorga crédito de todo lo que se dijo en la sesión.

•  Permite comprobar si todas las mociones han sido apuntadas .

•  Ahorra las reiteraciones y los asuntos.

•  Las actas que redacta pueden ser usadas más tarde, o en otras oca­ siones, por otros grupos que necesiten reseñas.

•  También los datos apuntados tienen la utilidad de interesar para otros fines: gráficos, croquis, diagramas, esquemas, etc.

•  El escrito es una prueba indudable de la faena desarrollada por un grupo en particular.

•  Ayuda a las personas que llegan tarde a retomar el hilo de la sesión y a entender lo que ocurrió en su ausencia.

•  Posibilita la detección de lagunas, las líneas de fuerza, las pausas o desvíos y el camino recorrido, para poder tomar acciones correctivas en futuras sesiones.

•  Resulta poco costoso y brinda muchos beneficios, y se encuentra al alcance de todos los grupos que buscan efectividad.

Entre los requisitos que debe reunir una persona para que funja como secretario se encuentran los siguientes:

•  Siempre y cuando su escritura sea asequible.

•  Debe tener la capacidad de escribir aceleradamente y buena escritura.

•  Cuando la caligrafía de una persona sea de difícil lectura, es mejor declinar al puesto de secretario.

•  Un buen secretario entiende el lenguaje técnico y maneja muy bien los ordenadores.

•  Si no se poseen habilidades congénitas, verbigracia, un secretario debe poseer algo de periodista, debe desistir y dejar a otros esa labor.

El secretario debe estar atento al desarrollo mismo de la reunión, y sobre todo estar pendiente a la hora de tomar notas. He aquí algunos consejos para ello:

•  No se puede apuntar todo en sus detalles más mínimos.

•  Cuando un miembro de la reunión se atasca con las palabras y no se expresa con soltura, no deben suplirse sus falencias.

•  Reinventa una técnica propia de frases cortas y palabras claves. Utiliza abreviaturas. Ello te será de utilidad.

•  Mantén fresco en la memoria todo aquello que no llegues a escribir.

•  Al momento de tomar nota, las faltas de ortografía no deben ser la prioridad.

•  Recalca las ideas substanciales, las resoluciones y los resultados , así como los acuerdos tomados.

•  Utiliza símbolos como asteriscos, flechas y cifras.

•  Las página que utilices para tomar nota es preferible que las numeres, de esta forma las tendrás ordenadas al momento de redactar el informe de la reunión.

En realidad, el secretario tiene un sitio privilegiado como observador imparcial de la reunión, pues establece cuál ha sido la dinámica del grupo y el ritmo de la sesión. Forma un auténtico dúo con el moderador y le auxilia en su tarea sin intervenir nunca directamente con los asistentes