Planificación de la reunión-Los asistentes a la reunión

Es necesario realizar una excelente planificación de nuestra reunión, ya que el éxito de la misma siempre tienen efectos positivos sobre el equipo de trabajo.

Verbigracia, todos los empleados de la Unidad saben del problema. Dilucidan sobre él abiertamente en el café. "Si no se ordena, esto no camina" decían antes, detenidos en su trabajo, inhabilitados de caminar y seguir adelante, mientras la situación permanecía en suspenso, en estudio.

En una compañía importante, algunos procesos pueden retardarse por una situación ambigua involucrando, en diferentes niveles, a varios servicios. Al costo financiero que esto representa, se le añade el costo de la inseguridad e incertidumbre.

Verbigracia, como Encargado de una Unidad, al fin se tiene una comunicación positiva para darles a sus colaboradores. Se les anuncia que el debatido plan recibió en la reu­nión, el refrendo que todos esperaban, como decimos, el "visto bueno".

•  Entonces, ¿podemos continuar? -pregunta Jorge, el Supervisor-. Ya estaba pensando en que nuestro trabajo de semanas y hasta meses no iba a servir para nada.

Los reúnes y tu informe suscita el entusiasmo.

•  En la reunión se ha tenido la anuencia de todos. Todo marcha bien. Ahora debemos seguir adelante según lo previsto.

De una sola vez se ha eliminado un largo período de ambigüedad y vacilación.

Para toda persona es difícil ser productiva si no sabe a dónde se va, si desconoce qué es lo que se persigue.

Muchas de nuestras empresas, al conservar la indecisión, pierden tiempo valioso y mucho dinero, y socavan las fuerzas vivas de sus asistentes .

Si existe un proyecto sensato en análisis, debe existir una pronunciación sobre él con un dictamen claro. El éxito de una junta bien conducida tiene un valor impactante en la moral de las tropas y/o grupos de la empresa.

Como jefe de la Unidad, usted es el encargado de darles luz verde a los trabaja dores y provocar su satisfacción. Además, ellos tendrán el sentimiento de que usted es el forjador de ese acuerdo logrado en la reunión.

Al planificar la reunión, debemos considerar los siguientes aspectos básicos:

Los asistentes a la reunión.

Cuando se realiza la convocatoria a una reunión, nos encontramos con gerentes de diferentes niveles que disfrutan o necesitan que se encuentren presentes todos los miembros de su equipo de trabajo, en muchos de los casos no hay necesidad que todas estas personas participen de la misma, y más cuando se toma en cuenta lo que dejan de laborar por concurrir a la reunión en la que poco o nada tienen que atender u obrar.

Entre los motivos por los cuales un individuo debe ser escogido para participar de una reunión, se encuentran los siguientes:

•  Tiene capacidad para tomar decisiones,

•  Posee amplia experiencia,

•  Deben estar conocedores,

•  Tomarán la responsabilidad,

•  Conocen parte de la información,

•  Pueden aportar soluciones,

•  Se encuentran involucrados en el asunto tratado,

•  Son quienes tienen la responsabilidad.

Con respecto al número de participantes, estudios recomiendan que las mejores decisiones se toman en grupos reducidos de individuos, con especial énfasis en los conformados por números impar, por ejemplo, 5, 7, 9, 11. Algunos autores van más allá, y establecen que el número óptimo de participantes en una reunión se encuentra entre 5 y 7.

Cuando la situación lo requiera, para evitar que aspectos trascendentales queden sin respuesta porque no se tienen todos los datos o porque se trata de una cuestión desconocida para la mayoría de los participantes, puede utilizarse los servicios de un experto. Antes de llevarse a cabo la reunión, se establece su papel, y no debe incomodarse si en el curso de las discusiones puede que se le deje al costado.

También puede solicitarse la participación de un observador. Si un individuo, con la autorización del grupo, obtiene permiso para asistir a los debates, puede sentarse un poco alejado del grupo, escuchar, guardar silencio, y expresar (tal vez mediante movimientos o gestos) su acuerdo o su desa­probación a lo que se dice en el grupo.

Si sucede que el observador no permanece dentro de los límites que se le han fijado, el moderador puede pedirle que abandone la reunión.