Preparativos previos a las reuniones - I
Opciones ante la reunión.
Nunca se insistirá suficiente sobre el hecho de que una preparación sumamente minuciosa es un requisito "sine qua non" de una reunión satisfactoria. Esta es la razón por la cual se dedica este apartado a la parte de la preparación de la reunión.
Si la preparación es la adecuada, el desarrollo de la reunión no debe tener ningún inconveniente o dificultad, incluso en el caso de que no haya sido la persona que dirigirá la reunión quien haya levado a cabo la preparación.
Es evidente que no se puede disponer correctamente más que aquello que conocemos de antemano, y en cierto grado. Los principios básicos de la preparación son valederos en todos los casos y únicamente ciertos detalles son realmente característicos de los diversos tipos de reuniones que en una empresa ocurren.
Opciones ante la reunión.
Es importante comentar con algunos involucrados o con otros colegas, el nombre de la reunión y su propósito, a manera de obtener diversos puntos de vista o le realicen críticas, siempre que el tiempo y las reservas del caso lo permitan. Las observaciones que recoja le permitirán plantear y analizar la opción de llevar a cabo la reunión o no realizarla.
A continuación se presentan opciones para convocar a una reunión, en donde se enuncian las ventajas y desventajas de cada una:
Opciones para convocar a una reunión | Ventajas | Desventajas |
Entrevista con cada individuo en su lugar de trabajo | Relación personal. Comunicación, agradable ambiente, pocas personas. | Miedo y desconfianza mutuos, bajo dinamismo, agota demasiado tiempo al agregar tiempos parciales con cada individuo. |
Llamada telefónica a cada persona | Prontitud en preguntar y obtención de respuestas, acorta distancias, disminuye costos | Interrupciones en ambos lados, no hay control de lo que se dice, falta de comunicación y contacto personal |
Junta telefónica de grupo | Evita costos de organización y de operación; es ideal. | No siempre se cuenta con este sistema en los aparatos o equipo. |
Solicitar comentarios por escrito a participantes (notas o memorándum). | Brevedad, permite su archivo, meditación, respuesta, etc. | No hay dinámica; no hay respuesta ni explicaciones; comunicación rígida. |
Solicitar comentarios mediante informe, reporte, etc. | Amplitud de puntos de vista y posturas; puede difundirse, permite acumular información. | Requiere mucho tiempo; no hay dinámica ni análisis de grupo. |
Hacer juntas parciales interdepartamentales o interdisciplinarias. | Control de grupos más reducidos; facilita la asistencia, permite conocer opiniones aisladamente. | No se produce el impacto de la junta plenaria; si no resulta, hay que repetir, reduce la perspectiva y el análisis. |
No hacer la junta, ni nada más | Evita aumentar un problema, demuestra que algunos problemas se solucionan así. | Puede crear confusión, resentimiento y mal ejemplo. |
Adaptado de: Calidad Total para Juntas y Reuniones, de Erasmo Barbosa Cano, Tomo 2, McGrawHill, Colombia, 1998.
