Sitio y recursos necesarios para la reunión
Elección cuidadosa de la sala.
Elegir el lugar adecuado para llevar a cabo la reunión no debe tomarse a la ligera. El resultado satisfactorio de la reunión puede estribar en eso.
Si más de alguna vez usted ha participado en una reunión, tal vez alguno de los siguientes puntos le parezcan familiares con respecto a una reunión mal organizada:
• Las butacas eran viejas, rechinaban cada vez que se movía alguien en la reunión.
• No se entregó toda la documentación necesaria para todos los asistentes a la reunión.
• El equipo audiovisual se encontraba en mal estado, no tenía una iluminación adecuada y proyectaba una imagen borrosa o poco visible.
• Existía en el lugar un calor sofocante.
• El local no era el idóneo para albergar la reunión, ya que había más participantes que superaban la capacidad óptima del sitio.
• Las butacas estaban incompleta, y hubo que buscar las faltantes en otras oficinas o sala de recepción.
• No se tenía una agradable ornato, lo que aminoraba el entusiasmo de quienes habían asistido a la cita.
• El ruido y el bullicio no permitían que la junta se desarrollara normalmente. No había aislamiento del sonido.
• Ocurrieron muchas interrupciones en la reunión, por personas que creyeron que el lugar se encontraba libre en ese mismo instante.
Como puede observar, existe un sinnúmero de situaciones que ocurren en una reunión mal organizada desde el punto de vista de los recursos materiales, y las personas que tienen alguna experiencia en participar en reuniones, en más de alguna ocasión le habrá pasado algo de lo antes descrito.
Buscando el lugar idóneo.
Debemos considerar que la sala debe adaptarse justamente al tipo de reunión que se llevará a cabo. Una sala con cierta inclinación (tipo auditórium) es ideal para la proyección de cintas o celuloides, transparencias, etc., pero no permite que los participantes tengan una visión entre ellos.
Otro aspecto muy importante a evaluar es el de la iluminación y la ventilación de la sala. Algunos sitios tienen una iluminación muy pobre, lo que incomodaría a los participantes. Y también es necesario revisar la ventilación del lugar, si es una sala climatizada debe verificarse el funcionamiento del mismo, y si no, debe verificar que las ventanas se desplieguen cómodamente. Debe tenerse bajo control este tipo de situaciones, que de alguna u otra manera afectan el buen desarrollo de una reunión de trabajo.
Sobre la colocación de las sillas.
La forma en que se colocan las sillas, en como se encuentran distribuidas en la sala influyen psicológicamente en todo el grupo.
Además, hay que tomar en cuenta que existen individuos a quienes no les gusta sentarse de frente a la pared o dando la espalda a la puerta, de espalda a la ventana, etc., o en algunos sitios el brillo del sol entra de lleno y causa molestias a la persona que se tiene en ese lugar.
Una manera de ordenar las mesas y sillas es en forma circular, en donde todos los participantes puedan verse a los ojos cuando estén aportando ideas, comentando situaciones, y puedan ver las reacciones de los otros miembros; también estar sentados en forma circular o semicircular establece que las miradas coincidan alrededor de un único foco de interés, a fin de que no se disemine la energía y el grupo se concentre mejor.
De las sillas vacías.
Con respecto a este punto, se presentan las siguientes sugerencias:
• Una silla vacía siempre significa ausencia o no comparecencia de un participante.
• Nunca deben permitirse en una reunión.
• El hecho de tener una silla vacante, turba al resto del equipo.
• Siempre deben realizarse esfuerzos para que nunca hayan sillas vacías.
Cuando, por motivos de causa mayor, alguno de los asistentes faltará a la sesión, es recomendable pedirle la resto de los participantes que eliminen el asiento vacío y se unan más, ya que el estar próximos ayuda a la solidaridad y respaldo mutuos, fortifica la armonía. También, con un grupo sólido se facilita el trabajo y se logra encauzar la energía de cada uno de los individuos.
