Tipos de reuniones. Cinco puntos importantes para el éxito de una reunión

Tipos de reuniones.

Erasmo Barbosa Cano propone cuatro tipos diferentes de reuniones, que se describen a continuación:

•  Reuniones informativas: consiste en aquellos tipos de reuniones en las que se hace del conocimiento de los participantes una decisión tomada; se les informa de un plan, de un nuevo proyecto, etc. Su tiempo de duración es corto ya que por lo general sólo se brinda la información, aunque en algunos casos se solicitan opiniones y comentarios sobre lo informado. Entre los objetivos específicos que persigue se encuentran los siguientes:

•  Difundir una decisión.

•  Rebatir un chisme o rumor.

•  Notificar un cambio o una serie de cambios.

•  Mostrar el funcionamiento de un equipo.

•  Coordinación e información entre ejecutivos.

•  Reuniones de negociación: ocurre en aquellas reuniones en las que se toman decisiones, se establecen propósitos, se negocian necesidades o deseos. Este tipo de reuniones son bastante dinámicas y su manejo requiere de suma experiencia del moderador o conductor, además exige una planificación en todos los aspectos, estudio minucioso del tiempo requerido, etc. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones tenemos los siguientes:

•  Diagnosticar, estudiar y/o resolver un problema.

•  Fijación o modificación de normas y políticas.

•  Toma de decisiones.

•  Revisión de sueldos o salarios y también las prestaciones.

•  Revisión o modificación de los estándares.

•  Revisión o ajuste del presupuesto.

•  Evaluación de resultados.

•  Reuniones consultivas: en este tipo de reuniones se persigue escuchar y recabar distintos puntos de vista, necesidades, elección de un camino a seguir, etc. La alta gerencia casi no participa más que para realizar interrogantes, mantener las respuestas dentro del objetivo de la reunión, hacer partícipes a todos los asistentes, etc. Este tipo de reuniones requiere de mucho cuidado por parte de quién ausculta y escucha. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones se encuentran:

•  Diagnóstico de un problema o de una situación problemática.

•  Conocer reacciones ante un cambio.

•  Proponer alternativas de solución.

•  Generar una innovación.

•  Identificar posiciones ante un conflicto.

•  Analizar y estudiar las diversas opciones.

•  Realizar consultas entre los directivos.

•  Reuniones mixtas: como su nombre indica, resulta de un "mix" o una "mezcla" en la combinación de las anteriores. Es bastante probable que este tipo de reuniones sea la más común y generalizada en la actualidad, en la mayoría de compañías o instituciones, y en todos los niveles de la empresa. Algunos de los propósitos que persigue este tipo de reunión son:

•  Dar a conocer un proyecto e identificar situaciones problemáticas potenciales.

•  Desmentir un chisme y conocer las distintas reacciones.

•  Anunciar un cambio y acordar responsabilidades.

•  Dar instrucciones a un equipo de trabajo y establecer la manera y el plazo para evaluar los resultados.

•  Tomar una decisión y generar candidatos o encargados que brinden el seguimiento a la misma.

Cinco puntos importantes para el éxito de una reunión.

El costo económico y psicológico de una reunión obliga a los organizadores o a quienes la convocan a prever todos los detalles, por más mínimos que sean, a no dejar nada al azar y asegurarse de la colaboración de los participantes. Debemos tomar en cuenta que:

•  Incluso antes de llevarla a cabo, todos estarán de acuerdo en el contenido a tratar en la reunión.

•  La metodología que se utilice para dirigir la reunión debe ser aceptada por los participantes, sin protesta.

•  Se nombrará a una persona (coordinador si es que no lo hubiere) de oficio para asegurar un desarrollo armonioso del debate.

•  El coordinador no permitirá ninguna agresión personal (entre los miembros) o insinuación perversa que perturbe el buen desarrollo de la junta.

•  Antes de que comience la junta, se establecerá y aprobará explícitamente por todos el papel de los asistentes. No se tolerarán las intervenciones sin pedir anticipadamente la palabra y se podrá expulsar a todo reacio que no se adapte ni acate las reglas establecidas.

El poder de mediación que tiene el coordinador es enorme; actúa como un agente de seguridad que ordena la circulación en un cruce de mucho tránsito. Debe mostrarse ante todo, imparcial en el desarrollo de toda la junta.