Realización de Trámites

Realización de Trámites: La racionalización de trámites es una de las actividades más rentables que una organización puede hacer para mejorar su eficacia y eficiencia.

Asimismo, se tiene un enorme impacto positivo sobre el ejercicio del control, simplificando los procesos y las operaciones, y permitiendo a la administración concentrar sus esfuerzos en los aspectos realmente importantes de su gestión.

La primera prioridad se debe dar a la eliminación de trámites innecesarios, repetidos o superfluos, que no agreguen valor ni prevengan 0 disminuyan riesgos, la segunda es, a la simplificación y mejoramiento de los trámites que resulten indispensables o significativos para ejercer una función o defender un derecho. La tercera prioridad, es la concentración de trámites, que por su naturaleza lo permitan.

En consecuencia, antes de proceder al diseño y montaje del sistema de control interno, conviene revisar la necesidad, pertinencia y racionalidad de los trámites vigentes en la entidad.

Formalización y documentación de los procesos y procedimientos: 

Desde el punto de vista de la eficiencia, el sistema de control interno, requiere tanto de la existencia de objetos y metas organizacionales que sean consistentes con el objeto social, las funciones de la organización y estén claramente formulados, así como, la normalización y documentación de procesos y procedimientos en los cuales se basa la organización, ya depurados desde el punto de vista tramitacional.

Uno de los mayores problemas que tradicionalmente enfrentan las organizaciones, es la ausencia de métodos y procedimientos documentados y actualizados. Al no existir documentación, la memoria organizacional se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la posibilidad de que el desarrollo de un proceso cualquiera sea susceptible de interpretaciones diversas.

En estos casos, es muy difícil definir parámetros de rendimiento, establecer normas de manejo o definir metas de resultados, porque cada actividad se aproxima de manera particular. Por tanto, el control interno no es eficiente, pues carece de un marco de referencia operativo y la administración debe aceptar hechos cumplidos para los cuales naturalmente siempre hay una explicación o excusa.

El control interno es responsabilidad de la cabeza de la organización y de todos los demás funcionarios, especialmente de aquellos que por su jerarquía han recibido delegación y mando.

En la medida en que las áreas básicas y de apoyo de la organización entiendan que tienen una responsabilidad por resultados (tanto en términos de eficacia como de eficiencia), su actitud hacia la formalización y documentación de los procedimientos tenderá a cambiar, pasando a ser aliados activos de estas actividades, en lugar de ser sujetos pasivos. De manera similar, el adecuado funcionamiento del SCI dejará de ser algo ajeno, para convertirse en una necesidad sentida que, por ende, merece el apoyo e interés de la administración y demás funcionarios de las áreas.

Integración de los Procesos de Planeación y Presupuesto: A pesar de la dificultad para introducir y consolidar una cultura de administración por resultados que institucionalice los procesos de fijación y seguimiento de objetivos y metas en las áreas, ésta es, sólo una parte del problema por resolver.

Desde el punto de vista de la organización, 10 que verdaderamente importa es el logro de las metas organizacionales y no el cumplimiento aislado de los compromisos de las áreas, puesto que casi en cualquier organización hay una interrelación estrecha en el trabajo de las áreas y es necesario que sus metas se definan no con base en sus condiciones particulares, sino en función de la integración requerida para maximizar el rendimiento organizacional.

Importancia del Control Interno Administrativo

La dirección o alta gerencia es la responsable de encaminar a la empresa al alcance de su visión, previamente establecida. Para lograr esto, el gerente debe tomar en cuenta la estructura organizacional, los objetivos estratégicos, los procedimientos y los diferentes registros que lo ayudarán en el proceso de toma de decisiones. Las operaciones autorizadas por la dirección constituyen una base o punto de partida para la creación de controles en el sistema de contabilidad.

Todas las operaciones, acciones, normas y procedimientos deben estar bien definidos y encaminados, en su totalidad, a la misión de la entidad. Puede existir una estructura completa e integral que contenga documentadas las normas, políticas, procesos, funciones y objetivos operacionales de la organización, sin embargo, si no existe certeza de que se cumplan, puede significar solamente un pliego de información inactiva o muerta que eleve el grado de incertidumbre con relación al alcance de las metas.

Control Interno Contable

Es el conjunto de normas, políticas, registros y procedimientos establecidos para garantizar: la salvaguarda de los activos de la empresa, y la fiabilidad, exactitud y validez de los registros y sistemas financieros y contables. Es cualquiera de los diversos procedimientos y medios contables que tiene por objetivo proporcionar a la gerencia o administración de un negocio los bienes, la programación de las compras, la limitación de los distintos tipos de erogaciones y así sucesivamente.  

En el libro "Auditoria y Control Interno" del Licenciado Gustavo Cepeda Alonso, en sus páginas 29 y 30 indica que, "El control contable comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes, fondos y la confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las organizaciones.

Importancia del Control Interno Contable

El control interno contable es importante debido a que con éste se logra una contabilidad más precisa; Otra situación que marca la importancia del control interno contable es que: los procedimientos de oficina y de contabilidad deben diseñarse y organizarse de tal modo que se impidan los errores hasta donde sea posible y que, si se cometen (por colaboradores de la empresa o en documentos recibidos por personas con las que la empresa tiene proyectos ), haya la probabilidad de que sean descubiertos. Además, el trabajo de los diversos miembros de la organización debe estar, en tal forma, interrelacionado y verificado, que el fraude no pueda cometerse u ocultarse sin la conclusión de dos o más personas. 

El control interno contable no se refiere únicamente a las normas de control estrictamente de contabilidad 0 de riesgo, sino también a aquellas que no lo son, pero que afectan la situación financiera 0 el flujo de información.

El Control Presupuestario

Es una herramienta técnica en el que se apoya el control de gestión, basado en la dirección por objetivos. Como uno de los objetivos prioritarios de las organizaciones es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto frente a los resultados reales del periódico, centro por centro, con el fin de poner en evidencia las desviaciones.

Para poder realizar su misión comparativa analítica, el control presupuestario supone la distribución de ingresos y gastos por centros de costo, registrados por la contabilidad general y la fijación de estándares.

Supervisión

La supervisión da lugar a que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo con los planes de organización establecidos. Engloba dos funciones a destacar:

Revisar, por parte de la persona responsable, que:

• La gestión económica — financiera está operando dentro del proceso definido, con los correspondientes controles contables, financieros y operaciones y operacionales (por ejemplo: verificación de cuadres de cuentas con datos globales, comprobación de conciliaciones, cumplimiento de compromisos, etc.).
• Las políticas, planes y procedimientos establecidos son correctos.

Aprobación y autorización de documentación 0 de situaciones para que puedan seguir su ciclo normal dentro del circulo normal dentro del circuito informativo-contables. Por ejemplo, aprobación de facturas recibidas antes de ser contabilizadas, autorización de pagos a proveedores o salarios, etc.

Esta supervisión puede ser llevada de una manera automática o directa. Será automática cuando exista una rutina en la gestión organizativa interna de tal forma que la verificación suponga a la vez la terminación de una tarea anterior. Es importante considerar que ninguna de estas tareas debe ser ejecutada por la misma persona desde inicio a fin.

La supervisión directa se refiere cuando las funciones de control en las revisiones internas son realizadas por el personal de la empresa o por el departamento de Auditoria Interna, en su caso.

Una buena planificación, definición de procedimientos, y un buen diseño de los registros e información permitirá una supervisión prácticamente gratuita en el sistema de control interno.

Otros Elementos

El Licenciado Gustavo Cepeda Alonso, en su libro Auditoria y Control Interno publicado en 1998, indica como Otros elementos del Control Interno los siguientes:

• Planeación Estratégica.
• Políticas Generales Específicas para la entidad.
• Presupuestos.
• Sistemas de Contabilidad.
• Informes.

La norma de auditoria No. 14 del IGCPA, "Evaluación de la Estructura de Control Interno" indica en el numeral 8, que para efectos de una auditoria de estados financieros, la estructura de control interno de una entidad consiste en los siguientes elementos:

• Ambiente de control
• Sistema contable
• Procedimientos de control.